Seção «Fundo de garantia»

A seção «Minhas compras» → «Fundo de garantiaFundo de garantia Depósito da organização na Invoicebox, usado para pagar pedidos com prazo estendido. Mais detalhes — Fundo de garantia. →» da nova conta da Invoicebox é o fundo de garantia do pós-pagamento da sua organização: quanto está disponível para compras, as compras não pagas dos colaboradores, as faturas consolidadas, o diário, as recargas e os colaboradores que pagam com o fundo. A seção é vista pelo dono e pelo contador da organização. Como ativar o pós-pagamento — no artigo Conta do comprador: a antiga Invoicebox.Business e a nova conta; como funcionam o fundo e o pagamento diferido — no artigo Pagamento diferido e pós-pagamento.

O colaborador que só paga com o fundo não vê esta seção: ele confere os seus limites e compras em «Minhas compras» → «Meus limites» — saiba mais no artigo Meus limites.

Abas

• Visão geral — quanto está disponível para compras com o fundo e com o pagamento diferido, o que não foi pago, os próximos vencimentos, os gastos por categoria, mês e colaborador.
• Compras — compras não pagas: loja, colaborador, valor, com o fundo ou com o pagamento diferido, vencimento.
• Faturas consolidadas — faturas que pagam compras com o fundo: emitir, pagar, obter a fatura, enviar por e-mail, cancelar — saiba mais abaixo; as faturas do sistema antigo têm os botões «Fatura» e «Registro».
• Diário — operações do fundo: recargas, compras, pagamentos, compensações, devoluções.
• Colaboradores e limites — quem paga com o fundo e quanto pode gastar. É aqui também que o dono e o contador adicionam, bloqueiam e desbloqueiam colaboradores e alteram os limites deles — saiba mais abaixo.
• Recargas — faturas de recarga do fundo, o pagamento delas e o botão «Recarregar o fundo» — saiba mais abaixo.

Compras «Aguardando envio»

Se uma loja recebe o pagamento de um pedido em duas etapas, o valor total do pedido é pago com o fundo na hora: ele já está em «Não pago», nos gastos e no limite do colaborador. A loja vai cobrar o quanto enviar: se enviar menos, a diferença volta para o fundo e para o limite do colaborador; se não enviar em 5 dias, o valor total é cobrado; se o pedido for cancelado, o pagamento da compra é cancelado integralmente.

Enquanto a loja não cobrar a compra, na aba «Compras», na coluna «Pagar», aparece «Aguardando envio» e «na fatura consolidada — depois da cobrança». Acima da lista aparece então uma dica explicando o que isso significa, e o botão de filtro «Aguardando envio» deixa na lista só essas compras. Abaixo do valor «Não pago», nas abas «Compras» e «Visão geral», aparece a linha «dos quais aguardando envio: N ₽». Depois da cobrança, a compra continua em «Não pago» pelo valor cobrado e entra na próxima fatura consolidada.

Faturas consolidadas e recargas

Uma fatura consolidada é uma única fatura que paga as compras escolhidas com o fundo. Ela deve ser paga integralmente, em um só pagamento, em 5 dias úteis. O pagamento recompõe o fundo de garantia: o valor das compras pagas volta a ficar disponível para as compras dos colaboradores.

Como emitir uma fatura consolidada

1. Na aba «Compras» ou «Faturas consolidadas», clique em «Emitir fatura consolidada».
2. Na janela já estão marcadas todas as compras que podem ser pagas. Não dá para escolher compras «Aguardando envio» — elas entram em uma fatura consolidada depois da cobrança — nem compras que já estão em uma fatura consolidada emitida: nelas aparece «já na fatura consolidada nº N».
3. Desmarque as compras que você vai pagar depois. Se o fundo tem pagamento diferido, a fatura consolidada paga as compras em ordem, primeiro as mais antigas: ao marcar uma compra, todas as anteriores também são marcadas; ao desmarcá-la, todas as posteriores são desmarcadas. Assim são pagas primeiro as compras que esperam pagamento há mais tempo. Sem pagamento diferido, as compras são escolhidas uma a uma.
4. Os encargos das compras escolhidas entram sozinhos — no rodapé da janela aparece o valor a pagar, por exemplo «Compras escolhidas: 3 · compras 48.300 ₽ · encargos 1.250 ₽ — a pagar 49.550 ₽».
5. No campo «Enviar a fatura por e-mail — opcional» já está o seu e-mail. Você pode informar qualquer outro, por exemplo o do contador, ou apagá-lo — então o e-mail não será enviado. O e-mail traz a fatura, o prazo e a lista de compras.
6. Clique em «Emitir fatura consolidada». Na mesma janela aparecem o número da fatura consolidada, o valor e o prazo de pagamento, com os botões «Pagar» e «Fatura».

Se a fatura de pagamento não foi emitida, a janela mostra «A fatura de pagamento ainda não foi obtida» e o motivo — obtenha-a em «Faturas consolidadas» com o botão «Obter fatura».

O que dá para fazer com uma fatura consolidada

Na linha de uma fatura consolidada aguardando pagamento:

• «Pagar» — a página de pagamento da fatura.
• «Fatura» — a fatura em PDF. Se ainda não houver PDF, escolha na página de pagamento o pagamento «por fatura» — depois disso a fatura aparece.
• «Obter fatura» — se a fatura de pagamento ainda não foi emitida. «Nova fatura» — se o prazo de pagamento passou: a fatura anterior é substituída por uma nova.
• «Por e-mail» — enviar a fatura, o prazo e a lista de compras para qualquer endereço.
• «Cancelar» — a fatura de pagamento também é cancelada, e as compras voltam a não pagas; elas podem entrar em uma nova fatura consolidada. Também é possível cancelar uma fatura consolidada emitida pela Invoicebox, mas não uma já paga.

Na linha aparece quem emitiu a fatura consolidada: «emitida na conta» ou «emitida pela Invoicebox», e na cancelada, o motivo do cancelamento. As faturas consolidadas do sistema antigo são pagas e canceladas na antiga conta Invoicebox.Business — aqui elas têm só os botões «Fatura» e «Registro».

Como recarregar o fundo

Na aba «Recargas», clique em «Recarregar o fundo», informe o valor — a partir de 1.000 ₽ — e, se quiser, um e-mail para a fatura, depois «Emitir fatura». A recarga aumenta os recursos próprios da organização com os quais os colaboradores pagam as compras. Dá para recarregar o fundo mesmo quando há compras não pagas, mas quem as paga não é a recarga, e sim uma fatura consolidada. Se já houver uma fatura de recarga de outro valor aguardando pagamento, a nova a substitui — a anterior é cancelada.

Se o fundo é gerido pela conta antiga

Enquanto o fundo de garantia for gerido pelo sistema antigo, as faturas consolidadas e as recargas são emitidas na antiga conta Invoicebox.Business. As abas «Compras», «Faturas consolidadas» e «Recargas» mostram então: «As faturas consolidadas e as recargas deste fundo ainda são emitidas na antiga conta «Invoicebox.Business», na seção «Pagamento de compras pelo FG»: lá se escolhem as compras para a fatura consolidada e se obtém a fatura de pagamento ou de recarga. Aqui isso ficará disponível quando o fundo for transferido para a nova conta.» O botão «Abrir a conta antiga» leva direto para essa seção, e «Emitir fatura consolidada» e «Recarregar o fundo» ficam inativos aqui. As faturas de recarga da conta antiga não aparecem aqui — as recargas recebidas aparecem no «Diário».

Quando o fundo for transferido, o cabeçalho da seção vai mostrar «no novo sistema desde» e uma data: a partir desse dia, as faturas consolidadas e as recargas são emitidas aqui. As faturas consolidadas emitidas antes da transferência continuam sendo pagas na conta antiga.

Se a fatura consolidada ou a recarga não foi emitida

Colaboradores e limites

No topo da aba aparece quantos colaboradores podem pagar com o fundo, quanto foi gasto neste mês e quantos colaboradores estão perto do limite, ou seja, gastaram 75% ou mais do limite diário ou mensal. A lista mostra cada colaborador e o cargo, quanto ele gastou «Hoje» e «Neste mês» e de qual limite, e «Onde pagar». Se um colaborador não pode pagar, o motivo aparece ao lado do nome: «Bloqueado», «Acesso expirado» ou «Aguardando ativação».

Os colaboradores do fundo são administrados pelo dono e pelo contador da organização. As alterações valem na hora para as novas compras. A Invoicebox não avisa o colaborador sobre elas — avise-o você mesmo.

Quem pode ser adicionado

Só um colaborador da organização pode pagar com o fundo: uma pessoa que tem, em «Organização» → «Colaboradores e acessos», o papel de dono, gerente ou contador da organização ou o papel «Colaborador com direito de pagamento». Ter acesso só às lojas da organização não basta. Primeiro convide o novo colaborador em «Colaboradores e acessos» — saiba mais no artigo Acesso para colaboradores. Se ele vai apenas pagar com o fundo, escolha o papel «Colaborador com direito de pagamento». Você pode adicionar ao fundo um colaborador convidado na hora, sem esperar que ele entre na conta.

Quem convida colaboradores é o dono: só ele vê a seção «Colaboradores e acessos».

Como adicionar um colaborador

1. Na aba «Colaboradores e limites», clique em «Adicionar colaborador».
2. No bloco «Quem vai pagar», indique o colaborador. O dono o escolhe na lista «Colaborador da organização» — nela estão os colaboradores da organização que ainda não estão no fundo — ou muda para «Por telefone». O contador digita o «Telefone do colaborador».
3. Preencha «Nome completo»: é assim que o colaborador aparecerá na lista e no histórico. Se você escolher o colaborador na lista, o nome é preenchido automaticamente. «Cargo» é opcional.
4. No bloco «Quanto pode ser gasto», defina os limites «Por dia» e «Por mês». O botão «Limitar» já está ligado nos dois e os valores estão vazios: digite um valor ou clique em um dos sugeridos, por exemplo 10.000 ₽ por dia e 100.000 ₽ por mês. Se não precisar de limite, desligue «Limitar». O limite diário não pode ser maior que o mensal.
5. No bloco «Onde pagar», escolha «Em todas as categorias» — em qualquer loja do pós-pagamento, inclusive nas categorias que surgirem depois — ou «Só nas selecionadas» e marque as categorias. Os modelos «Viagens a trabalho», «Escritório» e «Transporte» marcam um conjunto com um clique.
6. Se quiser, deixe um «Comentário para o histórico».
7. Confira a frase no rodapé da janela, por exemplo «Poderá pagar em todas as categorias — até 10.000 ₽ por dia, até 100.000 ₽ por mês.», e clique em «Adicionar».

O colaborador aparece na lista na hora e pode pagar com o fundo. Acima da lista aparece a mensagem «Colaborador adicionado» com o nome dele.

A Invoicebox concede o papel «Colaborador com direito de pagamento» automaticamente — não é preciso concedê-lo em «Colaboradores e acessos». Com esse papel, o colaborador vê os seus limites e compras em «Minhas compras» → «Meus limites». Se a mensagem disser que o papel ainda não foi concedido, o Invoicebox ID não respondeu: o papel será concedido automaticamente na próxima alteração dos colaboradores do fundo, e o colaborador já pode pagar. O dono e o contador não recebem esse papel: «Meus limites» já fica aberto para eles.

Como alterar os limites

Clique em «Configurar» na linha do colaborador. A janela tem os mesmos blocos «Quanto pode ser gasto» e «Onde pagar», e no rodapé o que vai mudar, por exemplo «Mês: 100.000 ₽ → 150.000 ₽». Depois de «Salvar», os novos limites valem na hora, e o que já foi gasto hoje e neste mês não é zerado. Uma compra depois da qual os gastos do dia ou do mês passariam do limite não será concluída. O dia e o mês são contados pelo horário de Moscou.

Como bloquear e desbloquear um colaborador

Clique em «Bloquear» na linha do colaborador e confirme na janela «Bloquear o colaborador?» — nela você pode deixar um comentário para o histórico. Depois do bloqueio:

• as novas compras do colaborador com o fundo não serão concluídas;
• as compras já feitas, os limites e as categorias ficam guardados;
• a Invoicebox retira automaticamente o papel «Colaborador com direito de pagamento», e os outros papéis do colaborador na organização continuam;
• na lista, o colaborador aparece como «Bloqueado» e com o botão «Desbloquear».

«Desbloquear» devolve ao colaborador o pagamento com o fundo com os mesmos limites — a janela de confirmação os mostra em uma frase. O papel «Colaborador com direito de pagamento» é concedido de novo.

Só é possível desbloquear um colaborador da organização. Se o colaborador não tinha outros papéis na organização, depois do bloqueio ele perde o acesso a ela; nesse caso, antes de desbloqueá-lo, o dono o convida de novo em «Colaboradores e acessos».

Não é possível remover um colaborador do fundo, apenas bloqueá-lo.

Histórico de alterações

O seletor «Colaboradores / Histórico de alterações» acima da aba abre o «Histórico de alterações dos colaboradores»: quem adicionou, bloqueou ou desbloqueou um colaborador ou alterou os limites dele, e quando. Os registros mais recentes ficam no topo.

Se o fundo é gerido pela conta antiga

Enquanto o fundo de garantia da organização for gerido pelo sistema antigo, os colaboradores são adicionados e bloqueados e os limites são alterados na antiga conta Invoicebox.Business, em «Configurações» → «Departamentos». A aba então mostra: «Os colaboradores e os limites deste fundo ainda são geridos na antiga conta «Invoicebox.Business»: é lá que se adicionam e bloqueiam colaboradores e se alteram os limites. Aqui isso ficará disponível quando o fundo for transferido para a nova conta.» Ao lado fica o botão «Abrir a conta antiga».

A lista de colaboradores, os limites e os gastos deles aparecem aqui, mas o botão «Adicionar colaborador» fica inativo, e não há os botões «Configurar», «Bloquear» e «Desbloquear». O histórico de alterações fica vazio: as alterações feitas na conta antiga não aparecem nele. A Invoicebox concede automaticamente o papel «Colaborador com direito de pagamento» aos colaboradores que a conta antiga autoriza a pagar com o fundo.

Em um fundo encerrado aparece: «O fundo está encerrado — não é mais possível adicionar ou desbloquear colaboradores nem alterar os limites.»

Se algo deu errado

Se não foi possível adicionar, bloquear ou desbloquear um colaborador, a janela mostra o motivo:

Para o dono, abaixo da mensagem aparece um link que abre «Colaboradores e acessos».

Não resolveu? Escreva para c-support@invoicebox.ru ou ligue para +7 (812) 448-08-01 (das 9h às 21h, horário de Moscou).