Sección «Fondo de garantía»

La sección «Mis compras» → «Fondo de garantíaFondo de garantía Saldo prepagado de la organización en Invoicebox con el que se pueden pagar pedidos con aplazamiento. →» de la nueva cuenta de Invoicebox es el fondo de garantía del pospago de su organización: cuánto hay disponible para compras, las compras de los empleados pendientes de pago, las facturas consolidadas, el diario, las recargas y los empleados que pagan con cargo al fondo. La sección la ven el propietario y el contable de la organización. Cómo conectar el pospago — en el artículo Cuenta del comprador: la anterior Invoicebox.Business y la nueva cuenta; cómo funcionan el fondo y el aplazamiento — en el artículo Aplazamiento de pago y pospago.

El empleado que solo paga con cargo al fondo no ve esta sección: consulta sus límites y compras en «Mis compras» → «Mis límites» — más información en el artículo Mis límites.

Pestañas

• Resumen — cuánto hay disponible para compras con cargo al fondo y al aplazamiento, qué está pendiente de pago, próximos vencimientos, gastos por categorías, meses y empleados.
• Compras — compras pendientes de pago: tienda, empleado, importe, con cargo al fondo o al aplazamiento, fecha de vencimiento.
• Facturas consolidadas — facturas para pagar compras con cargo al fondo: emitir, pagar, obtener la factura, enviarla por correo, cancelar — más información abajo; las facturas del sistema anterior tienen los botones «Factura» y «Registro».
• Diario — operaciones del fondo: recargas, compras, pagos, compensaciones, devoluciones.
• Empleados y límites — quién paga con cargo al fondo y cuánto puede gastar. Aquí también el propietario y el contable añaden, bloquean y desbloquean empleados y cambian sus límites — más información abajo.
• Recargas — facturas para recargar el fondo, su pago y el botón «Recargar el fondo» — más información abajo.

Compras «Pendiente de envío»

Si una tienda cobra un pedido en dos pasos, todo el importe del pedido se paga de inmediato con cargo al fondo: ya figura en «No pagado» y en los gastos y el límite del empleado. La tienda cobrará tanto como envíe: si envía menos, la diferencia vuelve al fondo y al límite del empleado; si no envía en 5 días, se cobra todo el importe; si se cancela el pedido, el pago de la compra se cancela por completo.

Mientras la tienda no haya cobrado la compra, en la pestaña «Compras», en la columna «Pagar», aparece «Pendiente de envío» y «a la factura consolidada — tras el cobro». Encima de la lista aparece entonces un aviso que explica qué significa, y el botón de filtro «Pendiente de envío» deja en la lista solo esas compras. Debajo del importe «No pagado», en las pestañas «Compras» y «Resumen», aparece la línea «de ello, pendiente de envío: N ₽». Tras el cobro, la compra sigue en «No pagado» por el importe cobrado y entra en la siguiente factura consolidada.

Facturas consolidadas y recargas

Una factura consolidada es una sola factura para pagar las compras seleccionadas con cargo al fondo. Hay que pagarla íntegramente, en un solo pago, en 5 días hábiles. El pago restablece el fondo de garantía: el importe de las compras pagadas vuelve a estar disponible para las compras de los empleados.

Cómo emitir una factura consolidada

1. En la pestaña «Compras» o «Facturas consolidadas», haga clic en «Emitir factura consolidada».
2. En la ventana ya están marcadas todas las compras que se pueden pagar. No se pueden elegir las compras «Pendiente de envío» —entran en una factura consolidada tras el cobro— ni las que ya están en una factura consolidada emitida: en ellas aparece «ya en la factura consolidada n.º N».
3. Desmarque las compras que pagará más adelante. Si el fondo tiene aplazamiento, la factura consolidada paga las compras por orden, primero las más antiguas: al marcar una compra se marcan también todas las anteriores, y al desmarcarla, todas las posteriores. Así se pagan primero las compras que llevan más tiempo esperando el pago. Sin aplazamiento, las compras se eligen una a una.
4. Los cargos de las compras elegidas se incluyen solos: al pie de la ventana se ve el importe a pagar, por ejemplo «Compras elegidas: 3 · compras 48.300 ₽ · cargos 1.250 ₽ — a pagar 49.550 ₽».
5. En el campo «Enviar la factura por correo — opcional» ya figura su correo. Puede indicar cualquier otro, por ejemplo el del contable, o borrarlo — entonces no se enviará correo. El correo incluye la factura, el plazo y la lista de compras.
6. Haga clic en «Emitir factura consolidada». En la misma ventana aparecen el número de la factura consolidada, el importe y el plazo de pago, con los botones «Pagar» y «Factura».

Si la factura de pago no se emitió, la ventana dice «La factura de pago aún no se ha recibido» y por qué: obténgala en «Facturas consolidadas» con el botón «Obtener factura».

Qué se puede hacer con una factura consolidada

En la fila de una factura consolidada pendiente de pago:

• «Pagar» — la página de pago de la factura.
• «Factura» — la factura en PDF. Si aún no hay PDF, elija en la página de pago el pago «por factura»: después aparecerá la factura.
• «Obtener factura» — si la factura de pago aún no se ha emitido. «Nueva factura» — si venció el plazo de pago: la factura anterior se sustituye por una nueva.
• «Por correo» — enviar la factura, el plazo y la lista de compras a cualquier dirección.
• «Cancelar» — también se cancela la factura de pago, y las compras vuelven a no pagadas; se pueden incluir en una nueva factura consolidada. También se puede cancelar una factura consolidada emitida por Invoicebox, pero no una pagada.

En la fila se indica quién emitió la factura consolidada: «emitida en la cuenta» o «emitida por Invoicebox», y en una cancelada, el motivo de la cancelación. Las facturas consolidadas del sistema anterior se pagan y se cancelan en la anterior cuenta Invoicebox.Business; aquí solo tienen los botones «Factura» y «Registro».

Cómo recargar el fondo

En la pestaña «Recargas», haga clic en «Recargar el fondo», indique el importe —desde 1.000 ₽— y, si quiere, un correo para la factura, y luego «Emitir factura». La recarga aumenta los fondos propios de la organización con los que los empleados pagan sus compras. Se puede recargar el fondo aunque haya compras pendientes de pago, pero no las paga la recarga, sino una factura consolidada. Si ya hay una factura de recarga por otro importe pendiente de pago, la nueva la sustituye y la anterior se cancela.

Si el fondo lo lleva la cuenta anterior

Mientras el fondo de garantía lo lleve el sistema anterior, las facturas consolidadas y las recargas se emiten en la anterior cuenta Invoicebox.Business. En las pestañas «Compras», «Facturas consolidadas» y «Recargas» aparece entonces: «Las facturas consolidadas y las recargas de este fondo todavía se emiten en la antigua cuenta «Invoicebox.Business», en la sección «Pago de compras con el FG»: allí se eligen las compras para la factura consolidada y se obtiene la factura de pago o de recarga. Aquí estará disponible cuando el fondo se traslade a la nueva cuenta.» El botón «Abrir la cuenta antigua» lleva directamente a esa sección, y «Emitir factura consolidada» y «Recargar el fondo» están inactivos aquí. Las facturas de recarga de la cuenta anterior no se muestran aquí: las recargas recibidas se ven en el «Diario».

Cuando el fondo se traslade, en la cabecera de la sección aparecerá «en el nuevo sistema desde» y una fecha: desde ese día, las facturas consolidadas y las recargas se emiten aquí. Las facturas consolidadas emitidas antes del traslado se siguen pagando en la cuenta anterior.

Si no se emitió la factura consolidada o la recarga

Empleados y límites

En la parte superior de la pestaña aparece cuántos empleados pueden pagar con cargo al fondo, cuánto se ha gastado este mes y cuántos empleados están cerca de su límite: han gastado el 75 % o más de su límite diario o mensual. La lista muestra cada empleado y su cargo, cuánto ha gastado «Hoy» y «Este mes» y de qué límite, y «Dónde se puede pagar». Si un empleado no puede pagar, junto a su nombre aparece el motivo: «Bloqueado», «Acceso caducado» o «Pendiente de conexión».

A los empleados del fondo los gestionan el propietario y el contable de la organización. Los cambios se aplican de inmediato a las compras nuevas. Invoicebox no avisa al empleado de ellos: comuníqueselo usted.

A quién se puede añadir

Solo puede pagar con cargo al fondo un empleado de la organización: una persona que tiene en «Organización» → «Empleados y accesos» el rol de propietario, gerente o contable de la organización o el rol «Empleado con derecho de pago». El acceso solo a las tiendas de la organización no basta. Primero invite al empleado nuevo en «Empleados y accesos» — más información en el artículo Acceso para empleados. Si solo va a pagar con cargo al fondo, elija el rol «Empleado con derecho de pago». Puede añadir al fondo a un empleado invitado enseguida, sin esperar a que entre en la cuenta.

A los empleados los invita el propietario: solo él ve la sección «Empleados y accesos».

Cómo añadir a un empleado

1. En la pestaña «Empleados y límites», haga clic en «Añadir empleado».
2. En el bloque «Quién pagará», indique el empleado. El propietario lo elige en la lista «Empleado de la organización» —en ella están los empleados de la organización que aún no están en el fondo— o cambia a «Por teléfono». El contable introduce el «Teléfono del empleado».
3. Rellene «Nombre completo»: así aparecerá el empleado en la lista y en el registro. Si elige al empleado de la lista, el nombre se rellena solo. «Cargo» es opcional.
4. En el bloque «Cuánto se puede gastar», fije los límites «Al día» y «Al mes». El interruptor «Limitar» ya está activado en ambos y los importes están vacíos: escriba un importe o haga clic en uno predefinido, por ejemplo 10.000 ₽ al día y 100.000 ₽ al mes. Si no necesita límite, desactive «Limitar». El límite diario no puede ser mayor que el mensual.
5. En el bloque «Dónde se puede pagar», elija «En todas las categorías» —en cualquier tienda del pospago, incluidas las categorías que aparezcan más adelante— o «Solo en las seleccionadas» y marque las categorías. Las plantillas «Viajes de negocios», «Oficina» y «Transporte» marcan un conjunto con un clic.
6. Si quiere, deje un «Comentario para el registro».
7. Revise la frase al pie de la ventana, por ejemplo «Podrá pagar en todas las categorías — hasta 10.000 ₽ al día, hasta 100.000 ₽ al mes.», y haga clic en «Añadir».

El empleado aparece en la lista enseguida y puede pagar con cargo al fondo. Encima de la lista aparece el mensaje «Empleado añadido» con su nombre.

Invoicebox otorga el rol «Empleado con derecho de pago» automáticamente: no hace falta otorgarlo en «Empleados y accesos». Con este rol, el empleado ve sus límites y compras en «Mis compras» → «Mis límites». Si el mensaje dice que el rol aún no se ha otorgado, Invoicebox ID no respondió: el rol se otorgará solo con el siguiente cambio en los empleados del fondo, y el empleado ya puede pagar. El propietario y el contable no reciben este rol: «Mis límites» ya está abierto para ellos.

Cómo cambiar los límites

Haga clic en «Configurar» en la fila del empleado. La ventana tiene los mismos bloques «Cuánto se puede gastar» y «Dónde se puede pagar», y al pie, lo que cambiará, por ejemplo «Mes: 100.000 ₽ → 150.000 ₽». Tras «Guardar», los nuevos límites se aplican de inmediato, y lo ya gastado hoy y este mes no se pone a cero. Una compra tras la cual el gasto del día o del mes superaría el límite no se realizará. El día y el mes se cuentan según la hora de Moscú.

Cómo bloquear y desbloquear a un empleado

Haga clic en «Bloquear» en la fila del empleado y confirme en la ventana «¿Bloquear al empleado?»; allí puede dejar un comentario para el registro. Tras el bloqueo:

• las compras nuevas con cargo al fondo del empleado no se realizarán;
• las compras hechas, los límites y las categorías se conservan;
• Invoicebox retira automáticamente el rol «Empleado con derecho de pago», y los demás roles del empleado en la organización se mantienen;
• en la lista, el empleado aparece como «Bloqueado» y con el botón «Desbloquear».

«Desbloquear» devuelve al empleado el pago con cargo al fondo con los mismos límites: la ventana de confirmación los muestra en una frase. El rol «Empleado con derecho de pago» se otorga de nuevo.

Solo se puede desbloquear a un empleado de la organización. Si el empleado no tenía otros roles en la organización, tras el bloqueo deja de tener acceso a ella; en ese caso, antes de desbloquearlo, el propietario lo vuelve a invitar en «Empleados y accesos».

No se puede eliminar a un empleado del fondo, solo bloquearlo.

Registro de cambios

El interruptor «Empleados / Registro de cambios» encima de la pestaña abre el «Registro de cambios de empleados»: quién añadió, bloqueó o desbloqueó a un empleado o cambió sus límites, y cuándo. Las entradas más recientes están arriba.

Si el fondo lo lleva la cuenta anterior

Mientras el fondo de garantía de la organización lo lleve el sistema anterior, los empleados se añaden y se bloquean y los límites se cambian en la anterior cuenta Invoicebox.Business, en «Configuración» → «Departamentos». En la pestaña aparece entonces: «Los empleados y los límites de este fondo todavía se gestionan en la antigua cuenta «Invoicebox.Business»: allí se añaden y bloquean empleados y se cambian los límites. Aquí estará disponible cuando el fondo se traslade a la nueva cuenta.» Al lado está el botón «Abrir la cuenta antigua».

La lista de empleados, sus límites y gastos se ven aquí, pero el botón «Añadir empleado» está inactivo y no hay botones «Configurar», «Bloquear» ni «Desbloquear». El registro de cambios está vacío: los cambios hechos en la cuenta anterior no llegan a él. Invoicebox otorga automáticamente el rol «Empleado con derecho de pago» a los empleados a los que la cuenta anterior permite pagar con cargo al fondo.

En un fondo cerrado aparece: «El fondo está cerrado: ya no se pueden añadir ni desbloquear empleados ni cambiar los límites.»

Si algo no funcionó

Si no se pudo añadir, bloquear o desbloquear a un empleado, la ventana indica el motivo:

Al propietario, debajo del mensaje le aparece un enlace que abre «Empleados y accesos».

¿No funciona? Escriba a c-support@invoicebox.ru o llame al +7 (812) 448-08-01 (de 9:00 a 21:00, hora de Moscú).