Rubrique « Fonds de garantie »

La rubrique « Mes achats » → « Fonds de garantieFonds de garantie Solde prépayé de l'organisation chez Invoicebox, qui permet de payer des commandes avec un report de paiement. Plus de détails — Fonds de garantie. → » du nouvel espace Invoicebox est le fonds de garantie du post-paiement de votre organisation : le montant disponible pour les achats, les achats impayés des salariés, les factures récapitulatives, le journal, les alimentations et les salariés qui paient sur le fonds. La rubrique est visible par le propriétaire et le comptable de l'organisation. Comment activer le post-paiement — voir l'article Espace acheteur : l'ancien Invoicebox.Business et le nouvel espace ; comment fonctionnent le fonds et le report — voir l'article Report de paiement et post-paiement.

Un salarié qui paie seulement sur le fonds ne voit pas cette rubrique : il consulte ses limites et ses achats dans « Mes achats » → « Mes limites » — voir l'article Mes limites.

Onglets

• Aperçu — le montant disponible pour les achats sur le fonds et sur le report, ce qui reste impayé, les prochaines échéances, les dépenses par catégorie, par mois et par salarié.
• Achats — achats impayés : boutique, salarié, montant, sur le fonds ou sur le report, date d'échéance.
• Factures récapitulatives — factures qui paient les achats sur le fonds : émettre, payer, obtenir la facture, l'envoyer par e-mail, annuler — voir plus bas ; les factures de l'ancien système ont les boutons « Facture » et « Registre ».
• Journal — opérations du fonds : alimentations, achats, paiements, compensations, remboursements.
• Salariés et limites — qui paie sur le fonds et combien il peut dépenser. C'est aussi là que le propriétaire et le comptable ajoutent, bloquent et débloquent les salariés et modifient leurs limites — voir plus bas.
• Alimentations — factures d'alimentation du fonds, leur paiement et le bouton « Alimenter le fonds » — voir plus bas.

Achats « En attente d'expédition »

Si une boutique encaisse une commande en deux temps, tout le montant de la commande est payé aussitôt sur le fonds : il figure déjà dans « Impayé », dans les dépenses et dans la limite du salarié. La boutique débitera autant qu'elle expédiera : si elle expédie moins, la différence revient sur le fonds et sur la limite du salarié ; si elle n'expédie pas sous 5 jours, tout le montant est débité ; si la commande est annulée, le paiement de l'achat est annulé en totalité.

Tant que la boutique n'a pas débité l'achat, l'onglet « Achats » affiche dans la colonne « À payer » « En attente d'expédition » et « dans la facture récapitulative — après le débit ». Une indication au-dessus de la liste explique alors ce que cela signifie, et le bouton de filtre « En attente d'expédition » ne laisse dans la liste que ces achats. Sous le montant « Impayé », dans les onglets « Achats » et « Aperçu », figure la ligne « dont en attente d'expédition : N ₽ ». Après le débit, l'achat reste dans « Impayé » pour le montant débité et entre dans la prochaine facture récapitulative.

Factures récapitulatives et alimentations

Une facture récapitulative est une seule facture qui paie les achats choisis sur le fonds. Elle se paie en totalité, en un seul paiement, sous 5 jours ouvrés. Le paiement reconstitue le fonds de garantie : le montant des achats payés redevient disponible pour les achats des salariés.

Émettre une facture récapitulative

1. Dans l'onglet « Achats » ou « Factures récapitulatives », cliquez sur « Émettre une facture récapitulative ».
2. Dans la fenêtre, tous les achats payables sont déjà cochés. On ne peut pas choisir les achats « En attente d'expédition » — ils entrent dans une facture récapitulative après le débit — ni ceux déjà inclus dans une facture récapitulative émise : il y est écrit « déjà dans la facture récapitulative n° N ».
3. Décochez les achats que vous paierez plus tard. Si le fonds a un report, la facture récapitulative paie les achats dans l'ordre, les plus anciens d'abord : cocher un achat coche aussi tous les précédents, le décocher décoche tous les suivants. Ainsi, les achats qui attendent le paiement depuis le plus longtemps sont payés en premier. Sans report, les achats se choisissent un par un.
4. Les frais des achats choisis s'ajoutent d'eux-mêmes — le bas de la fenêtre affiche le montant à payer, par exemple « Achats choisis : 3 · achats 48 300 ₽ · frais 1 250 ₽ — à payer 49 550 ₽ ».
5. Le champ « Envoyer la facture par e-mail — facultatif » contient déjà votre adresse. Vous pouvez en indiquer une autre, par exemple celle du comptable, ou l'effacer — aucun e-mail ne sera alors envoyé. L'e-mail contient la facture, l'échéance et la liste des achats.
6. Cliquez sur « Émettre une facture récapitulative ». La même fenêtre affiche le numéro de la facture récapitulative, le montant et l'échéance, avec les boutons « Payer » et « Facture ».

Si la facture de paiement n'a pas été émise, la fenêtre indique « La facture de paiement n'est pas encore obtenue » et pourquoi : obtenez-la dans « Factures récapitulatives » avec le bouton « Obtenir la facture ».

Ce que l'on peut faire d'une facture récapitulative

Dans la ligne d'une facture récapitulative en attente de paiement :

• « Payer » — la page de paiement de la facture.
• « Facture » — la facture en PDF. S'il n'y a pas encore de PDF, choisissez le paiement « par facture » sur la page de paiement : la facture apparaîtra ensuite.
• « Obtenir la facture » — si la facture de paiement n'est pas encore émise. « Nouvelle facture » — si l'échéance est passée : l'ancienne facture est remplacée par une nouvelle.
• « Par e-mail » — envoyer la facture, l'échéance et la liste des achats à n'importe quelle adresse.
• « Annuler » — la facture de paiement est annulée aussi, et les achats redeviennent impayés ; on peut les inclure dans une nouvelle facture récapitulative. On peut aussi annuler une facture récapitulative émise par Invoicebox, mais pas une facture payée.

La ligne indique qui a émis la facture récapitulative : « émise dans l'espace » ou « émise par Invoicebox », et pour une facture annulée, le motif de l'annulation. Les factures récapitulatives de l'ancien système se paient et s'annulent dans l'ancien espace Invoicebox.Business — ici, elles n'ont que les boutons « Facture » et « Registre ».

Alimenter le fonds

Dans l'onglet « Alimentations », cliquez sur « Alimenter le fonds », indiquez le montant — à partir de 1 000 ₽ — et, si vous le souhaitez, une adresse e-mail pour la facture, puis « Émettre la facture ». Une alimentation augmente les fonds propres de l'organisation sur lesquels les salariés paient leurs achats. Vous pouvez alimenter le fonds même s'il y a des achats impayés, mais ce n'est pas l'alimentation qui les paie : c'est une facture récapitulative. Si une facture d'alimentation d'un autre montant attend déjà le paiement, la nouvelle la remplace et l'ancienne est annulée.

Si le fonds est géré par l'ancien espace

Tant que le fonds de garantie est géré par l'ancien système, les factures récapitulatives et les alimentations s'émettent dans l'ancien espace Invoicebox.Business. Les onglets « Achats », « Factures récapitulatives » et « Alimentations » affichent alors : « Les factures récapitulatives et les alimentations de ce fonds s'émettent encore dans l'ancien espace « Invoicebox.Business », dans la rubrique « Paiement des achats sur le FG » : c'est là qu'on choisit les achats d'une facture récapitulative et qu'on obtient la facture de paiement ou d'alimentation. Ce sera possible ici une fois le fonds transféré dans le nouvel espace. » Le bouton « Ouvrir l'ancien espace » mène directement à cette rubrique, et « Émettre une facture récapitulative » et « Alimenter le fonds » sont ici inactifs. Les factures d'alimentation de l'ancien espace ne s'affichent pas ici — les alimentations reçues sont visibles dans le « Journal ».

Une fois le fonds transféré, l'en-tête de la rubrique affiche « dans le nouveau système depuis » et une date : à partir de ce jour, les factures récapitulatives et les alimentations s'émettent ici. Les factures récapitulatives émises avant le transfert se paient toujours dans l'ancien espace.

Si la facture récapitulative ou l'alimentation n'a pas été émise

Salariés et limites

En haut de l'onglet : combien de salariés peuvent payer sur le fonds, combien a été dépensé ce mois-ci et combien de salariés sont proches de leur limite, c'est-à-dire ont dépensé 75 % ou plus de leur limite journalière ou mensuelle. La liste montre chaque salarié et son poste, ce qu'il a dépensé « Aujourd'hui » et « Ce mois-ci » et sur quelle limite, et « Où payer ». Si un salarié ne peut pas payer, la raison est indiquée à côté de son nom : « Bloqué », « Accès expiré » ou « En attente d'activation ».

Les salariés du fonds sont gérés par le propriétaire et le comptable de l'organisation. Les modifications s'appliquent tout de suite aux nouveaux achats. Invoicebox n'en informe pas le salarié : prévenez-le vous-même.

Qui peut être ajouté

Seul un salarié de l'organisation peut payer sur le fonds : une personne qui a, dans « Organisation » → « Salariés et accès », le rôle de propriétaire, de gestionnaire ou de comptable de l'organisation ou le rôle « Salarié autorisé à payer ». Un accès aux seules boutiques de l'organisation ne suffit pas. Invitez d'abord le nouveau salarié dans « Salariés et accès » — voir l'article Accès pour les salariés. S'il doit seulement payer sur le fonds, choisissez le rôle « Salarié autorisé à payer ». Vous pouvez ajouter un salarié invité au fonds tout de suite, sans attendre qu'il se connecte.

Les salariés sont invités par le propriétaire : lui seul voit la rubrique « Salariés et accès ».

Ajouter un salarié

1. Dans l'onglet « Salariés et limites », cliquez sur « Ajouter un salarié ».
2. Dans le bloc « Qui paiera », indiquez le salarié. Le propriétaire le choisit dans la liste « Salarié de l'organisation » — elle contient les salariés de l'organisation qui ne sont pas encore dans le fonds — ou passe à « Par téléphone ». Le comptable saisit le « Téléphone du salarié ».
3. Remplissez « Nom complet » : c'est ainsi que le salarié apparaîtra dans la liste et dans l'historique. Si vous choisissez le salarié dans la liste, le nom se remplit tout seul. Le « Poste » est facultatif.
4. Dans le bloc « Combien peut être dépensé », fixez les limites « Par jour » et « Par mois ». L'interrupteur « Limiter » est déjà activé pour les deux et les montants sont vides : saisissez un montant ou cliquez sur un montant proposé, par exemple 10 000 ₽ par jour et 100 000 ₽ par mois. Si une limite n'est pas nécessaire, désactivez « Limiter ». La limite journalière ne peut pas dépasser la limite mensuelle.
5. Dans le bloc « Où payer », choisissez « Dans toutes les catégories » — dans n'importe quelle boutique du post-paiement, y compris les catégories qui apparaîtront plus tard — ou « Uniquement dans celles choisies » et cochez les catégories. Les modèles « Déplacements professionnels », « Bureau » et « Transport » cochent un ensemble en un clic.
6. Si vous le souhaitez, laissez un « Commentaire pour l'historique ».
7. Vérifiez la phrase en bas de la fenêtre, par exemple « Pourra payer dans toutes les catégories — jusqu'à 10 000 ₽ par jour, jusqu'à 100 000 ₽ par mois. », puis cliquez sur « Ajouter ».

Le salarié apparaît aussitôt dans la liste et peut payer sur le fonds. Au-dessus de la liste s'affiche le message « Salarié ajouté » avec son nom.

Invoicebox attribue le rôle « Salarié autorisé à payer » automatiquement : inutile de l'attribuer dans « Salariés et accès ». Avec ce rôle, le salarié voit ses limites et ses achats dans « Mes achats » → « Mes limites ». Si le message indique que le rôle n'est pas encore attribué, Invoicebox ID n'a pas répondu : le rôle sera attribué automatiquement lors de la prochaine modification des salariés du fonds, et le salarié peut déjà payer. Le propriétaire et le comptable ne reçoivent pas ce rôle : « Mes limites » leur est ouvert de toute façon.

Modifier les limites

Cliquez sur « Configurer » dans la ligne du salarié. La fenêtre contient les mêmes blocs « Combien peut être dépensé » et « Où payer », et en bas ce qui va changer, par exemple « Mois : 100 000 ₽ → 150 000 ₽ ». Après « Enregistrer », les nouvelles limites s'appliquent tout de suite, et ce qui a déjà été dépensé aujourd'hui et ce mois-ci n'est pas remis à zéro. Un achat après lequel les dépenses du jour ou du mois dépasseraient la limite ne passera pas. Le jour et le mois sont comptés à l'heure de Moscou.

Bloquer et débloquer un salarié

Cliquez sur « Bloquer » dans la ligne du salarié et confirmez dans la fenêtre « Bloquer le salarié ? » ; vous pouvez y laisser un commentaire pour l'historique. Après le blocage :

• les nouveaux achats du salarié sur le fonds ne passeront pas ;
• les achats déjà effectués, les limites et les catégories sont conservés ;
• Invoicebox retire automatiquement le rôle « Salarié autorisé à payer », et les autres rôles du salarié dans l'organisation restent ;
• dans la liste, le salarié est marqué « Bloqué », avec un bouton « Débloquer ».

« Débloquer » permet de nouveau au salarié de payer sur le fonds avec les mêmes limites — la fenêtre de confirmation les résume en une phrase. Le rôle « Salarié autorisé à payer » est attribué de nouveau.

Seul un salarié de l'organisation peut être débloqué. Si le salarié n'avait pas d'autres rôles dans l'organisation, il n'y a plus accès après le blocage ; avant de le débloquer, le propriétaire l'invite alors de nouveau dans « Salariés et accès ».

Un salarié ne peut pas être supprimé du fonds, seulement bloqué.

Historique des modifications

L'interrupteur « Salariés / Historique des modifications » au-dessus de l'onglet ouvre l'« Historique des modifications des salariés » : qui a ajouté, bloqué ou débloqué un salarié ou modifié ses limites, et quand. Les entrées les plus récentes sont en haut.

Si le fonds est géré par l'ancien espace

Tant que le fonds de garantie de l'organisation est géré par l'ancien système, les salariés s'ajoutent et se bloquent et les limites se modifient dans l'ancien espace Invoicebox.Business, dans « Paramètres » → « Services ». L'onglet affiche alors : « Les salariés et les limites de ce fonds sont encore gérés dans l'ancien espace « Invoicebox.Business » : c'est là qu'on ajoute et bloque des salariés et qu'on modifie les limites. Ce sera possible ici une fois le fonds transféré dans le nouvel espace. » À côté se trouve le bouton « Ouvrir l'ancien espace ».

La liste des salariés, leurs limites et leurs dépenses sont visibles ici, mais le bouton « Ajouter un salarié » est inactif et il n'y a pas de boutons « Configurer », « Bloquer » ni « Débloquer ». L'historique des modifications est vide : les modifications faites dans l'ancien espace n'y apparaissent pas. Invoicebox attribue automatiquement le rôle « Salarié autorisé à payer » aux salariés que l'ancien espace autorise à payer sur le fonds.

Pour un fonds clôturé, il est écrit : « Le fonds est clôturé — il n'est plus possible d'ajouter ou de débloquer des salariés ni de modifier les limites. »

En cas d'échec

Si un salarié n'a pas pu être ajouté, bloqué ou débloqué, la fenêtre indique pourquoi :

Pour le propriétaire, un lien sous le message ouvre « Salariés et accès ».

Toujours rien ? Écrivez à c-support@invoicebox.ru ou appelez le +7 (812) 448-08-01 (de 9h00 à 21h00, heure de Moscou).