Раздел «Гарантийный фонд»

Раздел «Мои покупки» → «Гарантийный фондГарантийный фонд Депозит организации в Инвойсбокс, из которого можно оплачивать заказы с отсрочкой. →» нового кабинета Инвойсбокс — гарантийный фонд «Постоплаты» вашей организации: сколько доступно для покупок, неоплаченные покупки сотрудников, сводные счета, журнал, пополнения и сотрудники, которые платят из фонда. Раздел видят владелец и бухгалтер организации. Как подключить «Постоплату» — в статье Кабинет покупателя: прежний Инвойсбокс.Бизнес и новый кабинет, как устроены фонд и отсрочка — в статье Отсрочка платежа и постоплата.

Сотрудник, который только платит из фонда, этот раздел не видит: свои лимиты и покупки он смотрит в разделе «Мои покупки» → «Мои лимиты» — подробнее в статье Мои лимиты.

Вкладки

• Обзор — сколько доступно для покупок за счёт фонда и отсрочки, что не оплачено, ближайшие сроки, расходы по категориям, месяцам и сотрудникам.
• Покупки — неоплаченные покупки: магазин, сотрудник, сумма, за счёт фонда или отсрочки, срок оплаты.
• Сводные счета — счета на оплату покупок из фонда: выставить, оплатить, получить счёт, отправить на почту, отменить — подробнее ниже; у счетов прежней системы — кнопки «Счёт» и «Реестр».
• Журнал — операции фонда: пополнения, покупки, оплаты, зачёты, возвраты.
• Сотрудники и лимиты — кто платит из фонда и сколько может тратить. Здесь же владелец и бухгалтер добавляют, блокируют и разблокируют сотрудников и меняют их лимиты — подробнее ниже.
• Пополнения — счета на пополнение фонда, их оплата и кнопка «Пополнить фонд» — подробнее ниже.

Покупки «Ждёт отгрузки»

Если магазин принимает оплату заказа в два этапа, из фонда сразу оплачивается вся сумма заказа: она уже в «Не оплачено», в тратах и в лимите сотрудника. Магазин спишет столько, сколько отгрузит: отгрузит меньше — разница вернётся в фонд и в лимит сотрудника, не отгрузит за 5 дней — спишется вся сумма, заказ отменят — оплата покупки отменится целиком.

Пока магазин не списал покупку, на вкладке «Покупки» в колонке «Оплатить» у неё написано «Ждёт отгрузки» и «в сводный счёт — после списания». Над списком тогда — подсказка, что это значит, а кнопка отбора «Ждёт отгрузки» оставляет в списке только такие покупки. Под суммой «Не оплачено» на вкладках «Покупки» и «Обзор» — строка «из них ждёт отгрузки: N ₽». После списания покупка остаётся в «Не оплачено» на списанную сумму и попадёт в следующий сводный счёт.

Сводные счета и пополнение

Сводный счёт — один счёт на оплату выбранных покупок из фонда. Оплатить его нужно целиком, одним платежом, за 5 рабочих дней. Оплата восстанавливает гарантийный фонд: сумма оплаченных покупок снова доступна для покупок сотрудников.

Как выставить сводный счёт

1. На вкладке «Покупки» или «Сводные счета» нажмите «Выставить сводный счёт».
2. В окне уже отмечены все покупки, которые можно оплатить. Не выбираются покупки «Ждёт отгрузки» — в сводный счёт они попадут после списания — и покупки, которые уже стоят в выставленном сводном счёте: у них написано «уже в сводном счёте № N».
3. Снимите отметку с покупок, которые оплатите позже. Если у фонда есть отсрочка, сводный счёт оплачивает покупки по порядку, сначала самые ранние: отмечаете покупку — отмечаются и все более ранние, снимаете — и все более поздние. Так первыми оплачиваются покупки, которые ждут оплаты дольше всех. Без отсрочки покупки выбираются по одной.
4. Начисления по выбранным покупкам входят в счёт сами — внизу окна видно, сколько к оплате, например «Выбрано покупок: 3 · покупки 48 300 ₽ · начисления 1 250 ₽ — к оплате 49 550 ₽».
5. В поле «Отправить счёт на почту — по желанию» уже стоит ваша почта. Можно указать любую другую, например бухгалтера, или стереть адрес — тогда письма не будет. В письме — счёт на оплату, срок и список покупок.
6. Нажмите «Выставить сводный счёт». В том же окне появятся номер сводного счёта, сумма и срок оплаты, кнопки «Оплатить» и «Счёт».

Если счёт на оплату не выставился, в окне написано «Счёт на оплату пока не получен» и почему — получите его в «Сводных счетах» кнопкой «Получить счёт».

Что можно сделать со сводным счётом

В строке сводного счёта, который ждёт оплаты:

• «Оплатить» — страница оплаты счёта.
• «Счёт» — счёт в PDF. Если PDF ещё нет, на странице оплаты выберите оплату «по счёту» — после этого счёт появится.
• «Получить счёт» — если счёт на оплату ещё не выставлен. «Новый счёт» — если срок оплаты прошёл: прежний счёт заменится новым.
• «На почту» — отправить счёт, срок и список покупок на любой адрес.
• «Отменить» — счёт на оплату тоже отменится, а покупки вернутся в неоплаченные, их можно выставить в новом сводном счёте. Отменить можно и сводный счёт, который выставил Инвойсбокс, а оплаченный — нельзя.

В строке написано, кто выставил сводный счёт: «выставлен в кабинете» или «выставил Инвойсбокс», а у отменённого — причина отмены. Сводные счета прежней системы оплачивают и отменяют в прежнем кабинете Инвойсбокс.Бизнес — у них здесь только кнопки «Счёт» и «Реестр».

Как пополнить фонд

На вкладке «Пополнения» нажмите «Пополнить фонд», укажите сумму — от 1 000 ₽ — и при желании почту для счёта, затем «Выставить счёт». Пополнение увеличивает собственные средства организации, из которых сотрудники платят за покупки. Пополнять фонд можно и когда есть неоплаченные покупки, но оплачивает их не пополнение, а сводный счёт. Если уже ждёт оплаты счёт на пополнение на другую сумму, новый счёт заменит его — прежний отменится.

Если фонд ведёт прежний кабинет

Пока гарантийный фонд ведёт прежняя система, сводные счета и пополнения выставляют в прежнем кабинете Инвойсбокс.Бизнес. На вкладках «Покупки», «Сводные счета» и «Пополнения» тогда написано: «Сводные счета и пополнения этого фонда пока выставляют в старом кабинете «Инвойсбокс.Бизнес», в разделе «Оплата покупок по ГФ»: там выбирают покупки для сводного счёта и получают счёт на оплату или на пополнение фонда. Здесь это станет доступно, когда фонд переведут в новый кабинет.» Кнопка «Открыть старый кабинет» ведёт сразу в этот раздел, а «Выставить сводный счёт» и «Пополнить фонд» здесь неактивны. Счета на пополнение из прежнего кабинета здесь не видны — поступившие пополнения видны в «Журнале».

Когда фонд переведут, в шапке раздела появится «в новой системе с» и дата: с этого дня сводные счета и пополнения выставляют здесь. Сводные счета, выставленные до перевода, по-прежнему оплачивают в прежнем кабинете.

Если сводный счёт или пополнение не выставились

Сотрудники и лимиты

Вверху вкладки — сколько сотрудников могут платить из фонда, сколько потрачено в этом месяце и сколько сотрудников близко к лимиту: потратили 75 % дневного или месячного лимита и больше. В списке — сотрудник и должность, сколько он потратил «Сегодня» и «В этом месяце» и из какого лимита, «Где можно платить». Если сотрудник платить не может, рядом с именем написано почему: «Заблокирован», «Доступ истёк» или «Ждёт подключения».

Сотрудниками фонда управляют владелец и бухгалтер организации. Изменения действуют сразу для новых покупок. Сотруднику Инвойсбокс о них не пишет — сообщите ему сами.

Кого можно добавить

Платить из фонда может только сотрудник организации — человек, у которого в разделе «Организация» → «Сотрудники и доступы» есть роль владельца, менеджера или бухгалтера организации либо «Сотрудник с правом оплаты». Доступа только к магазинам организации для этого недостаточно. Нового сотрудника сначала пригласите в «Сотрудниках и доступах» — подробнее в статье Доступ для сотрудников. Если он будет только платить из фонда, выберите роль «Сотрудник с правом оплаты». Добавить приглашённого в фонд можно сразу, не дожидаясь, когда он войдёт в кабинет.

Приглашает сотрудников владелец: раздел «Сотрудники и доступы» виден только ему.

Как добавить сотрудника

1. На вкладке «Сотрудники и лимиты» нажмите «Добавить сотрудника».
2. В блоке «Кто будет платить» укажите сотрудника. Владелец выбирает его в списке «Сотрудник организации» — там сотрудники организации, которых ещё нет в фонде, — или переключается на «По телефону». Бухгалтер вводит «Телефон сотрудника».
3. Заполните «ФИО» — так сотрудник будет подписан в списке и журнале. Если выбрать сотрудника из списка, ФИО подставится само. «Должность» — по желанию.
4. В блоке «Сколько можно тратить» задайте лимиты «В день» и «В месяц». Переключатель «Ограничить» у обоих уже включён, а суммы пустые: введите сумму или нажмите готовую, например 10 000 ₽ в день и 100 000 ₽ в месяц. Лимит не нужен — выключите «Ограничить». Дневной лимит не может быть больше месячного.
5. В блоке «Где можно платить» выберите «Во всех категориях» — у любого магазина «Постоплаты», в том числе в категориях, которые появятся позже, — или «Только в выбранных» и отметьте категории. Быстро отметить набор помогут шаблоны «Командировки», «Офис» и «Транспорт».
6. По желанию оставьте «Комментарий для журнала».
7. Проверьте фразу внизу окна, например «Сможет платить во всех категориях — до 10 000 ₽ в день, до 100 000 ₽ в месяц.», и нажмите «Добавить».

Сотрудник сразу появляется в списке и может платить из фонда. Над списком — сообщение «Сотрудник добавлен» с его ФИО.

Роль «Сотрудник с правом оплаты» Инвойсбокс выдаёт сам — в «Сотрудниках и доступах» её выдавать не нужно. С этой ролью сотрудник видит свои лимиты и покупки в разделе «Мои покупки» → «Мои лимиты». Если в сообщении написано, что роль пока не выдана, — Инвойсбокс ID не ответил: роль выдастся сама при следующем изменении сотрудников фонда, а платить сотрудник может уже сейчас. Владельцу и бухгалтеру эта роль не выдаётся: «Мои лимиты» им открыты и так.

Как изменить лимиты

Нажмите «Настроить» в строке сотрудника. В окне — те же блоки «Сколько можно тратить» и «Где можно платить», внизу — что изменится, например «Месяц: 100 000 ₽ → 150 000 ₽». После «Сохранить» новые лимиты действуют сразу, а уже потраченное за день и месяц не обнуляется. Покупка, после которой траты за день или за месяц превысят лимит, не пройдёт. Сутки и месяц считаются по московскому времени.

Как заблокировать и разблокировать сотрудника

Нажмите «Заблокировать» в строке сотрудника и подтвердите в окне «Заблокировать сотрудника?» — там можно оставить комментарий для журнала. После блокировки:

• новые покупки за счёт фонда у сотрудника не пройдут;
• сделанные покупки, лимиты и категории сохранятся;
• роль «Сотрудник с правом оплаты» Инвойсбокс снимет сам, другие роли сотрудника в организации останутся;
• в списке у сотрудника — «Заблокирован» и кнопка «Разблокировать».

«Разблокировать» возвращает сотруднику оплату из фонда с прежними лимитами — окно подтверждения покажет их одной фразой. Роль «Сотрудник с правом оплаты» выдаётся снова.

Разблокировать можно только сотрудника организации. Если других ролей в организации у сотрудника не было, после блокировки у него не остаётся доступа к организации — тогда перед разблокировкой владелец снова приглашает его в «Сотрудниках и доступах».

Удалить сотрудника из фонда нельзя — только заблокировать.

Журнал изменений

Переключатель «Сотрудники / Журнал изменений» над вкладкой открывает «Журнал изменений сотрудников»: кто и когда добавил, заблокировал или разблокировал сотрудника и изменил его лимиты. Новые записи — сверху.

Если фонд ведёт прежний кабинет

Пока гарантийный фонд организации ведёт прежняя система, сотрудников добавляют и блокируют, а лимиты меняют в прежнем кабинете Инвойсбокс.Бизнес — в разделе «Настройки» → «Подразделения». На вкладке тогда написано: «Сотрудников и лимиты этого фонда пока ведут в старом кабинете «Инвойсбокс.Бизнес»: там добавляют и блокируют сотрудников и меняют лимиты. Здесь это станет доступно, когда фонд переведут в новый кабинет.» Рядом — кнопка «Открыть старый кабинет».

Список сотрудников, их лимиты и траты здесь видны, но кнопка «Добавить сотрудника» неактивна, а кнопок «Настроить», «Заблокировать» и «Разблокировать» нет. Журнал изменений пуст: изменения в прежнем кабинете в него не попадают. Роль «Сотрудник с правом оплаты» сотрудникам, которым прежний кабинет разрешает платить из фонда, Инвойсбокс выдаёт сам.

У закрытого фонда написано: «Фонд закрыт — добавлять и разблокировать сотрудников и менять лимиты больше нельзя.»

Если не получилось

Если сотрудника не удалось добавить, заблокировать или разблокировать, в окне написано почему:

У владельца под сообщением — ссылка «Открыть «Сотрудники и доступы»».

Не помогло — напишите на c-support@invoicebox.ru или позвоните +7 (812) 448-08-01 (9:00–21:00 МСК).