Sezione «Fondo di garanzia»

La sezione «I miei acquisti» → «Fondo di garanziaFondo di garanzia Deposito dell'organizzazione presso Invoicebox, dal quale è possibile pagare gli ordini con dilazione. Per saperne di più — Fondo di garanzia. →» della nuova area Invoicebox è il fondo di garanzia del postpagamento della sua organizzazione: quanto è disponibile per gli acquisti, gli acquisti non pagati dei dipendenti, le fatture riepilogative, il giornale, le ricariche e i dipendenti che pagano con il fondo. La sezione la vedono il proprietario e il contabile dell'organizzazione. Come attivare il postpagamento — nell'articolo Area dell'acquirente: la precedente Invoicebox.Business e la nuova area; come funzionano il fondo e il pagamento differito — nell'articolo Pagamento differito e postpagamento.

Il dipendente che paga solo con il fondo non vede questa sezione: i suoi limiti e acquisti li consulta in «I miei acquisti» → «I miei limiti» — maggiori dettagli nell'articolo I miei limiti.

Schede

• Panoramica — quanto è disponibile per gli acquisti con il fondo e con il pagamento differito, cosa non è pagato, prossime scadenze, spese per categoria, mese e dipendente.
• Acquisti — acquisti non pagati: negozio, dipendente, importo, con il fondo o con il pagamento differito, scadenza.
• Fatture riepilogative — fatture che pagano gli acquisti con il fondo: emettere, pagare, ottenere la fatturaFattura Documento per la contabilizzazione dell'IVA: conferma l'importo dell'imposta compreso nel pagamento. Per saperne di più — IVA e atti. →, inviarla via e-mail, annullare — maggiori dettagli sotto; le fatture del sistema precedente hanno i pulsanti «Fattura» e «Registro».
• Giornale — operazioni del fondo: ricariche, acquisti, pagamenti, compensazioni, rimborsi.
• Dipendenti e limiti — chi paga con il fondo e quanto può spendere. Qui il proprietario e il contabile aggiungono, bloccano e sbloccano anche i dipendenti e ne modificano i limiti — maggiori dettagli sotto.
• Ricariche — fatture di ricarica del fondo, il loro pagamento e il pulsante «Ricarica il fondo» — maggiori dettagli sotto.

Acquisti «In attesa di spedizione»

Se un negozio incassa un ordine in due passaggi, l'intero importo dell'ordine viene pagato subito con il fondo: è già in «Non pagato» e conta nelle spese e nel limite del dipendente. Il negozio addebiterà quanto spedirà: se spedisce meno, la differenza torna nel fondo e nel limite del dipendente; se non spedisce entro 5 giorni, viene addebitato l'intero importo; se l'ordine viene annullato, il pagamento dell'acquisto viene annullato per intero.

Finché il negozio non ha addebitato l'acquisto, nella scheda «Acquisti», nella colonna «Da pagare», compare «In attesa di spedizione» e «nella fattura riepilogativa — dopo l'addebito». Sopra l'elenco compare allora un suggerimento che spiega cosa significa, e il pulsante di filtro «In attesa di spedizione» lascia nell'elenco solo questi acquisti. Sotto l'importo «Non pagato», nelle schede «Acquisti» e «Panoramica», compare la riga «di cui in attesa di spedizione: N ₽». Dopo l'addebito l'acquisto resta in «Non pagato» per l'importo addebitato ed entra nella prossima fattura riepilogativa.

Fatture riepilogative e ricariche

Una fattura riepilogativa è un'unica fattura che paga gli acquisti scelti con il fondo. Va pagata per intero, con un solo pagamento, entro 5 giorni lavorativi. Il pagamento ricostituisce il fondo di garanzia: l'importo degli acquisti pagati torna disponibile per gli acquisti dei dipendenti.

Come emettere una fattura riepilogativa

1. Nella scheda «Acquisti» o «Fatture riepilogative» clicchi su «Emetti fattura riepilogativa».
2. Nella finestra sono già spuntati tutti gli acquisti che si possono pagare. Non si possono scegliere gli acquisti «In attesa di spedizione» — entrano in una fattura riepilogativa dopo l'addebito — né quelli già presenti in una fattura riepilogativa emessa: accanto c'è scritto «già nella fattura riepilogativa n. N».
3. Tolga la spunta agli acquisti che pagherà più avanti. Se il fondo ha il pagamento differito, la fattura riepilogativa paga gli acquisti in ordine, prima i più vecchi: spuntando un acquisto si spuntano anche tutti i precedenti, togliendo la spunta si toglie anche a tutti i successivi. Così si pagano per primi gli acquisti che aspettano il pagamento da più tempo. Senza pagamento differito gli acquisti si scelgono uno per uno.
4. Gli addebiti degli acquisti scelti entrano da soli: in fondo alla finestra si vede l'importo da pagare, ad esempio «Acquisti scelti: 3 · acquisti 48.300 ₽ · addebiti 1.250 ₽ — da pagare 49.550 ₽».
5. Nel campo «Invia la fattura via e-mail — facoltativo» c'è già il suo indirizzo. Può indicarne un altro, ad esempio quello del contabile, o cancellarlo: in tal caso l'e-mail non verrà inviata. L'e-mail contiene la fattura, la scadenza e l'elenco degli acquisti.
6. Clicchi su «Emetti fattura riepilogativa». Nella stessa finestra compaiono il numero della fattura riepilogativa, l'importo e la scadenza, con i pulsanti «Paga» e «Fattura».

Se la fattura di pagamento non è stata emessa, la finestra dice «La fattura di pagamento non è ancora stata ottenuta» e perché: la ottenga in «Fatture riepilogative» con il pulsante «Ottieni fattura».

Cosa si può fare con una fattura riepilogativa

Nella riga di una fattura riepilogativa in attesa di pagamento:

• «Paga» — la pagina di pagamento della fattura.
• «Fattura» — la fattura in PDF. Se il PDF non c'è ancora, nella pagina di pagamento scelga il pagamento «tramite fattura»: dopo la fattura comparirà.
• «Ottieni fattura» — se la fattura di pagamento non è ancora stata emessa. «Nuova fattura» — se la scadenza è passata: la fattura precedente viene sostituita da una nuova.
• «Via e-mail» — inviare la fattura, la scadenza e l'elenco degli acquisti a qualsiasi indirizzo.
• «Annulla» — viene annullata anche la fattura di pagamento, e gli acquisti tornano non pagati; si possono inserire in una nuova fattura riepilogativa. Si può annullare anche una fattura riepilogativa emessa da Invoicebox, ma non una già pagata.

Nella riga è indicato chi ha emesso la fattura riepilogativa: «emessa nell'area» o «emessa da Invoicebox», e per quella annullata il motivo dell'annullamento. Le fatture riepilogative del sistema precedente si pagano e si annullano nella precedente area Invoicebox.Business: qui hanno solo i pulsanti «Fattura» e «Registro».

Come ricaricare il fondo

Nella scheda «Ricariche» clicchi su «Ricarica il fondo», indichi l'importo — da 1.000 ₽ — e, se vuole, un indirizzo e-mail per la fattura, poi «Emetti fattura». La ricarica aumenta i fondi propri dell'organizzazione con cui i dipendenti pagano gli acquisti. Il fondo si può ricaricare anche quando ci sono acquisti non pagati, ma a pagarli non è la ricarica, bensì una fattura riepilogativa. Se è già in attesa di pagamento una fattura di ricarica di un altro importo, la nuova la sostituisce e la precedente viene annullata.

Se il fondo è gestito dalla precedente area

Finché il fondo di garanzia è gestito dal sistema precedente, le fatture riepilogative e le ricariche si emettono nella precedente area Invoicebox.Business. Nelle schede «Acquisti», «Fatture riepilogative» e «Ricariche» compare allora: «Le fatture riepilogative e le ricariche di questo fondo si emettono ancora nella vecchia area «Invoicebox.Business», nella sezione «Pagamento degli acquisti dal FG»: lì si scelgono gli acquisti per la fattura riepilogativa e si ottiene la fattura di pagamento o di ricarica. Qui sarà possibile quando il fondo verrà trasferito nella nuova area.» Il pulsante «Apri la vecchia area» porta direttamente a quella sezione, mentre «Emetti fattura riepilogativa» e «Ricarica il fondo» qui non sono attivi. Le fatture di ricarica della precedente area qui non si vedono: le ricariche ricevute sono visibili nel «Giornale».

Quando il fondo verrà trasferito, nell'intestazione della sezione comparirà «nel nuovo sistema dal» e una data: da quel giorno le fatture riepilogative e le ricariche si emettono qui. Le fatture riepilogative emesse prima del trasferimento si pagano ancora nella precedente area.

Se la fattura riepilogativa o la ricarica non è stata emessa

Dipendenti e limiti

In cima alla scheda: quanti dipendenti possono pagare con il fondo, quanto è stato speso questo mese e quanti dipendenti sono vicini al limite, cioè hanno speso il 75% o più del limite giornaliero o mensile. L'elenco mostra ogni dipendente con la sua posizione, quanto ha speso «Oggi» e «Questo mese» e su quale limite, e «Dove si può pagare». Se un dipendente non può pagare, accanto al nome è indicato il motivo: «Bloccato», «Accesso scaduto» o «In attesa di attivazione».

I dipendenti del fondo li gestiscono il proprietario e il contabile dell'organizzazione. Le modifiche valgono subito per i nuovi acquisti. Invoicebox non avvisa il dipendente: lo informi lei.

Chi si può aggiungere

Può pagare con il fondo solo un dipendente dell'organizzazione: una persona che in «Organizzazione» → «Dipendenti e accessi» ha il ruolo di proprietario, manager o contabile dell'organizzazione oppure il ruolo «Dipendente autorizzato al pagamento». L'accesso ai soli negozi dell'organizzazione non basta. Inviti prima il nuovo dipendente in «Dipendenti e accessi» — maggiori dettagli nell'articolo Accesso per i dipendenti. Se pagherà solo con il fondo, scelga il ruolo «Dipendente autorizzato al pagamento». Un dipendente invitato si può aggiungere al fondo subito, senza aspettare che entri nell'area.

I dipendenti li invita il proprietario: solo lui vede la sezione «Dipendenti e accessi».

Come aggiungere un dipendente

1. Nella scheda «Dipendenti e limiti» clicchi su «Aggiungi dipendente».
2. Nel blocco «Chi pagherà» indichi il dipendente. Il proprietario lo sceglie nell'elenco «Dipendente dell'organizzazione» — vi compaiono i dipendenti dell'organizzazione che non sono ancora nel fondo — oppure passa a «Per telefono». Il contabile inserisce il «Telefono del dipendente».
3. Compili «Nome completo»: così il dipendente comparirà nell'elenco e nel registro. Se sceglie il dipendente dall'elenco, il nome si compila da solo. «Posizione» è facoltativa.
4. Nel blocco «Quanto si può spendere» imposti i limiti «Al giorno» e «Al mese». L'interruttore «Limita» è già attivo per entrambi e gli importi sono vuoti: inserisca un importo o clicchi su uno predefinito, ad esempio 10.000 ₽ al giorno e 100.000 ₽ al mese. Se il limite non serve, disattivi «Limita». Il limite giornaliero non può superare quello mensile.
5. Nel blocco «Dove si può pagare» scelga «In tutte le categorie» — in qualsiasi negozio del postpagamento, anche nelle categorie che compariranno in seguito — oppure «Solo in quelle selezionate» e spunti le categorie. I modelli «Trasferte», «Ufficio» e «Trasporti» spuntano un insieme con un clic.
6. Se vuole, lasci un «Commento per il registro».
7. Controlli la frase in fondo alla finestra, ad esempio «Potrà pagare in tutte le categorie — fino a 10.000 ₽ al giorno, fino a 100.000 ₽ al mese.», e clicchi su «Aggiungi».

Il dipendente compare subito nell'elenco e può pagare con il fondo. Sopra l'elenco compare il messaggio «Dipendente aggiunto» con il suo nome.

Il ruolo «Dipendente autorizzato al pagamento» lo assegna Invoicebox automaticamente: non serve assegnarlo in «Dipendenti e accessi». Con questo ruolo il dipendente vede i suoi limiti e acquisti in «I miei acquisti» → «I miei limiti». Se il messaggio dice che il ruolo non è ancora assegnato, Invoicebox ID non ha risposto: il ruolo verrà assegnato da solo alla prossima modifica dei dipendenti del fondo, e il dipendente può già pagare. Il proprietario e il contabile non ricevono questo ruolo: «I miei limiti» per loro è comunque aperto.

Come modificare i limiti

Clicchi su «Configura» nella riga del dipendente. La finestra ha gli stessi blocchi «Quanto si può spendere» e «Dove si può pagare» e in fondo cosa cambierà, ad esempio «Mese: 100.000 ₽ → 150.000 ₽». Dopo «Salva» i nuovi limiti valgono subito, e quanto già speso oggi e questo mese non si azzera. Un acquisto dopo il quale la spesa del giorno o del mese supererebbe il limite non andrà a buon fine. Il giorno e il mese si contano secondo l'ora di Mosca.

Come bloccare e sbloccare un dipendente

Clicchi su «Blocca» nella riga del dipendente e confermi nella finestra «Bloccare il dipendente?»; lì può lasciare un commento per il registro. Dopo il blocco:

• i nuovi acquisti del dipendente con il fondo non andranno a buon fine;
• gli acquisti già fatti, i limiti e le categorie restano;
• Invoicebox revoca automaticamente il ruolo «Dipendente autorizzato al pagamento», mentre gli altri ruoli del dipendente nell'organizzazione restano;
• nell'elenco il dipendente risulta «Bloccato», con il pulsante «Sblocca».

«Sblocca» permette di nuovo al dipendente di pagare con il fondo con gli stessi limiti: la finestra di conferma li riassume in una frase. Il ruolo «Dipendente autorizzato al pagamento» viene assegnato di nuovo.

Si può sbloccare solo un dipendente dell'organizzazione. Se il dipendente non aveva altri ruoli nell'organizzazione, dopo il blocco non vi ha più accesso; in questo caso, prima di sbloccarlo, il proprietario lo invita di nuovo in «Dipendenti e accessi».

Non è possibile eliminare un dipendente dal fondo, solo bloccarlo.

Registro delle modifiche

L'interruttore «Dipendenti / Registro delle modifiche» sopra la scheda apre il «Registro delle modifiche dei dipendenti»: chi ha aggiunto, bloccato o sbloccato un dipendente o ne ha modificato i limiti, e quando. Le voci più recenti sono in alto.

Se il fondo è gestito dalla precedente area

Finché il fondo di garanzia dell'organizzazione è gestito dal sistema precedente, i dipendenti si aggiungono e si bloccano e i limiti si modificano nella precedente area Invoicebox.Business, in «Impostazioni» → «Reparti». Nella scheda compare allora: «I dipendenti e i limiti di questo fondo si gestiscono ancora nella vecchia area «Invoicebox.Business»: lì si aggiungono e si bloccano i dipendenti e si modificano i limiti. Qui sarà possibile quando il fondo verrà trasferito nella nuova area.» Accanto c'è il pulsante «Apri la vecchia area».

L'elenco dei dipendenti, i loro limiti e le spese qui si vedono, ma il pulsante «Aggiungi dipendente» non è attivo e i pulsanti «Configura», «Blocca» e «Sblocca» non ci sono. Il registro delle modifiche è vuoto: le modifiche fatte nella precedente area non vi compaiono. Invoicebox assegna automaticamente il ruolo «Dipendente autorizzato al pagamento» ai dipendenti che la precedente area autorizza a pagare con il fondo.

Per un fondo chiuso compare: «Il fondo è chiuso: non è più possibile aggiungere o sbloccare dipendenti né modificare i limiti.»

Se qualcosa non ha funzionato

Se non è stato possibile aggiungere, bloccare o sbloccare un dipendente, la finestra indica il motivo:

Al proprietario, sotto il messaggio compare un link che apre «Dipendenti e accessi».

Non funziona? Scriva a c-support@invoicebox.ru o chiami il +7 (812) 448-08-01 (dalle 9:00 alle 21:00, ora di Mosca).