Bereich „Garantiefonds“

Der Bereich „Meine Einkäufe“ → „GarantiefondsGarantiefonds Ein vorausbezahltes Guthaben Ihrer Organisation bei Invoicebox, aus dem Sie Bestellungen mit Zahlungsaufschub bezahlen können. →“ im neuen Invoicebox-Konto ist der Garantiefonds der Nachzahlung Ihrer Organisation: wie viel für Einkäufe verfügbar ist, unbezahlte Einkäufe der Mitarbeiter, Sammelrechnungen, Protokoll, Aufladungen und die Mitarbeiter, die aus dem Fonds bezahlen. Den Bereich sehen Inhaber und Buchhalter der Organisation. Wie Sie die Nachzahlung verbinden, steht im Artikel Käuferkonto: das bisherige Invoicebox.Business und das neue Konto, wie Fonds und Zahlungsaufschub funktionieren — im Artikel Zahlungsaufschub und Nachzahlung.

Ein Mitarbeiter, der nur aus dem Fonds bezahlt, sieht diesen Bereich nicht: Seine Limits und Einkäufe findet er unter „Meine Einkäufe“ → „Meine Limits“ — mehr dazu im Artikel Meine Limits.

Registerkarten

• Übersicht — wie viel für Einkäufe aus dem Fonds und dem Zahlungsaufschub verfügbar ist, was unbezahlt ist, nächste Fristen, Ausgaben nach Kategorien, Monaten und Mitarbeitern.
• Einkäufe — unbezahlte Einkäufe: Shop, Mitarbeiter, Betrag, aus dem Fonds oder per Zahlungsaufschub, Zahlungsfrist.
• Sammelrechnungen — Rechnungen für Einkäufe aus dem Fonds: ausstellen, bezahlen, Rechnung erhalten, per E-Mail senden, stornieren — mehr dazu unten; Rechnungen des bisherigen Systems haben die Schaltflächen „Rechnung“ und „Register“.
• Protokoll — Vorgänge des Fonds: Aufladungen, Einkäufe, Zahlungen, Verrechnungen, Rückerstattungen.
• Mitarbeiter und Limits — wer aus dem Fonds bezahlt und wie viel ausgeben darf. Hier fügen Inhaber und Buchhalter auch Mitarbeiter hinzu, sperren und entsperren sie und ändern ihre Limits — mehr dazu unten.
• Aufladungen — Rechnungen zur Aufladung des Fonds, ihre Bezahlung und die Schaltfläche „Fonds aufladen“ — mehr dazu unten.

Einkäufe „Wartet auf Versand“

Nimmt ein Shop die Zahlung für eine Bestellung in zwei Schritten an, wird der gesamte Bestellbetrag sofort aus dem Fonds bezahlt: Er steht schon unter „Nicht bezahlt“ und zählt zu den Ausgaben und zum Limit des Mitarbeiters. Der Shop bucht so viel ab, wie er versendet: Versendet er weniger, geht die Differenz in den Fonds und in das Limit des Mitarbeiters zurück; versendet er nicht innerhalb von 5 Tagen, wird der gesamte Betrag abgebucht; wird die Bestellung storniert, wird die Zahlung für den Einkauf vollständig storniert.

Solange der Shop den Einkauf nicht abgebucht hat, steht auf der Registerkarte „Einkäufe“ in der Spalte „Bezahlen“ „Wartet auf Versand“ und „in die Sammelrechnung — nach der Abbuchung“. Über der Liste erklärt dann ein Hinweis, was das bedeutet, und die Filterschaltfläche „Wartet auf Versand“ lässt nur solche Einkäufe in der Liste. Unter dem Betrag „Nicht bezahlt“ auf den Registerkarten „Einkäufe“ und „Übersicht“ steht die Zeile „davon wartet auf Versand: N ₽“. Nach der Abbuchung bleibt der Einkauf mit dem abgebuchten Betrag unter „Nicht bezahlt“ und kommt in die nächste Sammelrechnung.

Sammelrechnungen und Aufladungen

Eine Sammelrechnung ist eine Rechnung über ausgewählte Einkäufe aus dem Fonds. Sie muss vollständig, mit einer Zahlung, innerhalb von 5 Werktagen bezahlt werden. Die Zahlung stellt den Garantiefonds wieder her: Der Betrag der bezahlten Einkäufe steht den Mitarbeitern wieder für Einkäufe zur Verfügung.

Sammelrechnung ausstellen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Einkäufe“ oder „Sammelrechnungen“ auf „Sammelrechnung ausstellen“.
2. Im Fenster sind bereits alle Einkäufe markiert, die bezahlt werden können. Nicht auswählbar sind Einkäufe „Wartet auf Versand“ — sie kommen nach der Abbuchung in eine Sammelrechnung — und Einkäufe, die schon in einer ausgestellten Sammelrechnung stehen: Bei ihnen steht „bereits in Sammelrechnung Nr. N“.
3. Entfernen Sie die Markierung bei Einkäufen, die Sie später bezahlen. Hat der Fonds einen Zahlungsaufschub, bezahlt die Sammelrechnung die Einkäufe der Reihe nach, die frühesten zuerst: Markieren Sie einen Einkauf, werden auch alle früheren markiert, entfernen Sie die Markierung, auch bei allen späteren. So werden zuerst die Einkäufe bezahlt, die am längsten auf Zahlung warten. Ohne Zahlungsaufschub werden Einkäufe einzeln gewählt.
4. Gebühren für die gewählten Einkäufe sind automatisch enthalten — unten im Fenster steht der zu zahlende Betrag, zum Beispiel „Gewählte Einkäufe: 3 · Einkäufe 48.300 ₽ · Gebühren 1.250 ₽ — zu zahlen 49.550 ₽“.
5. Im Feld „Rechnung per E-Mail senden — optional“ steht bereits Ihre E-Mail-Adresse. Sie können eine andere angeben, zum Beispiel die des Buchhalters, oder die Adresse löschen — dann wird keine E-Mail gesendet. Die E-Mail enthält die Rechnung, die Frist und die Liste der Einkäufe.
6. Klicken Sie auf „Sammelrechnung ausstellen“. Im selben Fenster erscheinen Nummer, Betrag und Zahlungsfrist der Sammelrechnung sowie die Schaltflächen „Bezahlen“ und „Rechnung“.

Wurde die Zahlungsrechnung nicht ausgestellt, steht im Fenster „Die Zahlungsrechnung liegt noch nicht vor“ und der Grund — holen Sie sie unter „Sammelrechnungen“ mit der Schaltfläche „Rechnung erhalten“.

Was Sie mit einer Sammelrechnung tun können

In der Zeile einer Sammelrechnung, die auf Zahlung wartet:

• „Bezahlen“ — die Zahlungsseite der Rechnung.
• „Rechnung“ — die Rechnung als PDF. Gibt es noch kein PDF, wählen Sie auf der Zahlungsseite die Zahlung „per Rechnung“ — danach erscheint die Rechnung.
• „Rechnung erhalten“ — wenn die Zahlungsrechnung noch nicht ausgestellt ist. „Neue Rechnung“ — wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist: Die bisherige Rechnung wird durch eine neue ersetzt.
• „Per E-Mail“ — Rechnung, Frist und Liste der Einkäufe an eine beliebige Adresse senden.
• „Stornieren“ — auch die Zahlungsrechnung wird storniert, und die Einkäufe werden wieder unbezahlt; sie können in eine neue Sammelrechnung aufgenommen werden. Stornieren lässt sich auch eine Sammelrechnung, die Invoicebox ausgestellt hat, eine bezahlte dagegen nicht.

In der Zeile steht, wer die Sammelrechnung ausgestellt hat: „im Konto ausgestellt“ oder „von Invoicebox ausgestellt“, bei einer stornierten — der Grund der Stornierung. Sammelrechnungen des bisherigen Systems werden im bisherigen Konto Invoicebox.Business bezahlt und storniert — hier haben sie nur die Schaltflächen „Rechnung“ und „Register“.

Fonds aufladen

Klicken Sie auf der Registerkarte „Aufladungen“ auf „Fonds aufladen“, geben Sie den Betrag — ab 1.000 ₽ — und bei Bedarf eine E-Mail-Adresse für die Rechnung ein und klicken Sie auf „Rechnung ausstellen“. Eine Aufladung erhöht die Eigenmittel der Organisation, aus denen die Mitarbeiter Einkäufe bezahlen. Aufladen können Sie auch, wenn es unbezahlte Einkäufe gibt, bezahlt werden diese aber nicht durch die Aufladung, sondern durch eine Sammelrechnung. Wartet bereits eine Aufladungsrechnung über einen anderen Betrag auf Zahlung, ersetzt die neue Rechnung sie — die bisherige wird storniert.

Wenn das bisherige Konto den Fonds führt

Solange das bisherige System den Garantiefonds führt, werden Sammelrechnungen und Aufladungen im bisherigen Konto Invoicebox.Business ausgestellt. Auf den Registerkarten „Einkäufe“, „Sammelrechnungen“ und „Aufladungen“ steht dann: „Sammelrechnungen und Aufladungen dieses Fonds werden noch im alten Konto „Invoicebox.Business“ ausgestellt, im Bereich „Bezahlung von Einkäufen aus dem GF“: Dort werden Einkäufe für eine Sammelrechnung ausgewählt und eine Zahlungs- oder Aufladungsrechnung erstellt. Hier wird das möglich, sobald der Fonds in das neue Konto übertragen ist.“ Die Schaltfläche „Altes Konto öffnen“ führt direkt in diesen Bereich, „Sammelrechnung ausstellen“ und „Fonds aufladen“ sind hier inaktiv. Aufladungsrechnungen aus dem bisherigen Konto werden hier nicht angezeigt — eingegangene Aufladungen sehen Sie im „Protokoll“.

Ist der Fonds übertragen, steht im Kopf des Bereichs „im neuen System seit“ mit Datum: Ab diesem Tag werden Sammelrechnungen und Aufladungen hier ausgestellt. Vor der Übertragung ausgestellte Sammelrechnungen werden weiterhin im bisherigen Konto bezahlt.

Wenn Sammelrechnung oder Aufladung nicht ausgestellt wurden

Mitarbeiter und Limits

Oben auf der Registerkarte steht, wie viele Mitarbeiter aus dem Fonds bezahlen können, wie viel in diesem Monat ausgegeben wurde und wie viele Mitarbeiter nah am Limit sind: Sie haben 75 % oder mehr ihres Tages- oder Monatslimits ausgegeben. Die Liste zeigt jeden Mitarbeiter mit Position, wie viel er „Heute“ und „In diesem Monat“ ausgegeben hat und von welchem Limit, sowie „Wo bezahlt werden kann“. Kann ein Mitarbeiter nicht bezahlen, steht neben seinem Namen der Grund: „Gesperrt“, „Zugriff abgelaufen“ oder „Wartet auf Freischaltung“.

Die Mitarbeiter des Fonds verwalten Inhaber und Buchhalter der Organisation. Änderungen gelten sofort für neue Einkäufe. Invoicebox benachrichtigt den Mitarbeiter darüber nicht — sagen Sie ihm selbst Bescheid.

Wen Sie hinzufügen können

Aus dem Fonds bezahlen kann nur ein Mitarbeiter der Organisation — eine Person, die unter „Organisation“ → „Mitarbeiter und Zugriffe“ die Rolle Inhaber, Manager oder Buchhalter der Organisation oder die Rolle „Mitarbeiter mit Zahlungsberechtigung“ hat. Zugriff nur auf die Shops der Organisation reicht dafür nicht. Laden Sie einen neuen Mitarbeiter zuerst unter „Mitarbeiter und Zugriffe“ ein — mehr dazu im Artikel Mitarbeiterzugriff. Wird er nur aus dem Fonds bezahlen, wählen Sie die Rolle „Mitarbeiter mit Zahlungsberechtigung“. Einen eingeladenen Mitarbeiter können Sie sofort zum Fonds hinzufügen, ohne zu warten, bis er sich anmeldet.

Mitarbeiter lädt der Inhaber ein: Nur er sieht den Bereich „Mitarbeiter und Zugriffe“.

Mitarbeiter hinzufügen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Mitarbeiter und Limits“ auf „Mitarbeiter hinzufügen“.
2. Geben Sie im Block „Wer bezahlt“ den Mitarbeiter an. Der Inhaber wählt ihn in der Liste „Mitarbeiter der Organisation“ — dort stehen die Mitarbeiter der Organisation, die noch nicht im Fonds sind — oder wechselt zu „Per Telefonnummer“. Der Buchhalter gibt die „Telefonnummer des Mitarbeiters“ ein.
3. Füllen Sie „Vollständiger Name“ aus — so erscheint der Mitarbeiter in der Liste und im Protokoll. Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste, wird der Name automatisch eingetragen. „Position“ ist optional.
4. Legen Sie im Block „Wie viel ausgegeben werden darf“ die Limits „Pro Tag“ und „Pro Monat“ fest. Der Schalter „Begrenzen“ ist bei beiden bereits eingeschaltet, die Beträge sind leer: Geben Sie einen Betrag ein oder klicken Sie auf einen vorgegebenen, zum Beispiel 10.000 ₽ pro Tag und 100.000 ₽ pro Monat. Brauchen Sie kein Limit, schalten Sie „Begrenzen“ aus. Das Tageslimit darf nicht höher sein als das Monatslimit.
5. Wählen Sie im Block „Wo bezahlt werden kann“ „In allen Kategorien“ — in jedem Shop der Nachzahlung, auch in Kategorien, die später hinzukommen — oder „Nur in ausgewählten“ und markieren Sie die Kategorien. Die Vorlagen „Dienstreisen“, „Büro“ und „Transport“ markieren eine Auswahl mit einem Klick.
6. Hinterlassen Sie bei Bedarf einen „Kommentar für das Protokoll“.
7. Prüfen Sie den Satz unten im Fenster, zum Beispiel „Kann in allen Kategorien bezahlen — bis 10.000 ₽ pro Tag, bis 100.000 ₽ pro Monat.“, und klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Der Mitarbeiter erscheint sofort in der Liste und kann aus dem Fonds bezahlen. Über der Liste steht die Meldung „Mitarbeiter hinzugefügt“ mit seinem Namen.

Die Rolle „Mitarbeiter mit Zahlungsberechtigung“ vergibt Invoicebox automatisch — unter „Mitarbeiter und Zugriffe“ müssen Sie sie nicht vergeben. Mit dieser Rolle sieht der Mitarbeiter seine Limits und Einkäufe unter „Meine Einkäufe“ → „Meine Limits“. Steht in der Meldung, dass die Rolle noch nicht vergeben ist, hat Invoicebox ID nicht geantwortet: Die Rolle wird bei der nächsten Änderung der Fondsmitarbeiter automatisch vergeben, bezahlen kann der Mitarbeiter schon jetzt. Inhaber und Buchhalter erhalten diese Rolle nicht: „Meine Limits“ steht ihnen ohnehin offen.

Limits ändern

Klicken Sie in der Zeile des Mitarbeiters auf „Einrichten“. Das Fenster hat dieselben Blöcke „Wie viel ausgegeben werden darf“ und „Wo bezahlt werden kann“, unten steht, was sich ändert, zum Beispiel „Monat: 100.000 ₽ → 150.000 ₽“. Nach „Speichern“ gelten die neuen Limits sofort, und was heute und in diesem Monat schon ausgegeben wurde, wird nicht zurückgesetzt. Ein Einkauf, nach dem die Ausgaben des Tages oder des Monats das Limit überschreiten würden, geht nicht durch. Tag und Monat werden nach Moskauer Zeit gezählt.

Mitarbeiter sperren und entsperren

Klicken Sie in der Zeile des Mitarbeiters auf „Sperren“ und bestätigen Sie im Fenster „Mitarbeiter sperren?“ — dort können Sie einen Kommentar für das Protokoll hinterlassen. Nach dem Sperren:

• gehen neue Einkäufe aus dem Fonds bei dem Mitarbeiter nicht durch;
• bleiben getätigte Einkäufe, Limits und Kategorien erhalten;
• entzieht Invoicebox die Rolle „Mitarbeiter mit Zahlungsberechtigung“ automatisch, seine anderen Rollen in der Organisation bleiben;
• stehen in der Liste beim Mitarbeiter „Gesperrt“ und die Schaltfläche „Entsperren“.

„Entsperren“ erlaubt dem Mitarbeiter wieder, mit den bisherigen Limits aus dem Fonds zu bezahlen — das Bestätigungsfenster zeigt sie in einem Satz. Die Rolle „Mitarbeiter mit Zahlungsberechtigung“ wird wieder vergeben.

Entsperren lässt sich nur ein Mitarbeiter der Organisation. Hatte der Mitarbeiter keine anderen Rollen in der Organisation, hat er nach dem Sperren keinen Zugriff mehr auf sie — dann lädt der Inhaber ihn vor dem Entsperren erneut unter „Mitarbeiter und Zugriffe“ ein.

Einen Mitarbeiter aus dem Fonds zu löschen ist nicht möglich — nur zu sperren.

Änderungsprotokoll

Der Schalter „Mitarbeiter / Änderungsprotokoll“ über der Registerkarte öffnet das „Änderungsprotokoll der Mitarbeiter“: wer wann einen Mitarbeiter hinzugefügt, gesperrt oder entsperrt und seine Limits geändert hat. Die neuesten Einträge stehen oben.

Wenn das bisherige Konto den Fonds führt

Solange das bisherige System den Garantiefonds der Organisation führt, werden Mitarbeiter im bisherigen Konto Invoicebox.Business hinzugefügt und gesperrt und Limits dort geändert — unter „Einstellungen“ → „Abteilungen“. Auf der Registerkarte steht dann: „Mitarbeiter und Limits dieses Fonds werden noch im alten Konto „Invoicebox.Business“ geführt: Dort werden Mitarbeiter hinzugefügt und gesperrt und Limits geändert. Hier wird das möglich, sobald der Fonds in das neue Konto übertragen ist.“ Daneben steht die Schaltfläche „Altes Konto öffnen“.

Die Liste der Mitarbeiter, ihre Limits und Ausgaben sind hier sichtbar, aber die Schaltfläche „Mitarbeiter hinzufügen“ ist inaktiv, und „Einrichten“, „Sperren“ und „Entsperren“ gibt es nicht. Das Änderungsprotokoll ist leer: Änderungen im bisherigen Konto erscheinen darin nicht. Die Rolle „Mitarbeiter mit Zahlungsberechtigung“ vergibt Invoicebox automatisch an Mitarbeiter, denen das bisherige Konto das Bezahlen aus dem Fonds erlaubt.

Bei einem geschlossenen Fonds steht: „Der Fonds ist geschlossen — Mitarbeiter können nicht mehr hinzugefügt oder entsperrt und Limits nicht mehr geändert werden.“

Wenn etwas nicht klappt

Konnte ein Mitarbeiter nicht hinzugefügt, gesperrt oder entsperrt werden, steht der Grund im Fenster:

Beim Inhaber steht unter der Meldung ein Link, der „Mitarbeiter und Zugriffe“ öffnet.

Hilft das nicht? Schreiben Sie an c-support@invoicebox.ru oder rufen Sie an: +7 (812) 448-08-01 (9:00–21:00 Uhr Moskauer Zeit).