قسم «صندوق الضمان»

قسم «مشترياتي» ← «صندوق الضمانصندوق الضمان رصيد مُودَع من المؤسسة لدى Invoicebox، يمكن من خلاله دفع الطلبات بالتأجيل. مزيد من التفاصيل — صندوق الضمان. →» في حساب Invoicebox الجديد هو صندوق ضمان الدفع اللاحق الخاص بمؤسستك: المبلغ المتاح للمشتريات، ومشتريات الموظفين غير المدفوعة، والفواتير المجمّعة، واليومية، والتعبئات، والموظفون الذين يدفعون من الصندوق. يرى القسم مالك المؤسسة ومحاسبها. كيف تفعّل الدفع اللاحق — في مقالة حساب المشتري: Invoicebox.Business السابق والحساب الجديد، وكيف يعمل الصندوق وتأجيل الدفع — في مقالة تأجيل الدفع والدفع اللاحق.

الموظف الذي يدفع من الصندوق فقط لا يرى هذا القسم: يطّلع على حدوده ومشترياته في «مشترياتي» ← «حدودي» — مزيد من التفاصيل في مقالة حدودي.

علامات التبويب

• نظرة عامة — المبلغ المتاح للمشتريات من الصندوق ومن تأجيل الدفع، وما لم يُدفع، والمواعيد القريبة، والنفقات حسب الفئات والأشهر والموظفين.
• المشتريات — المشتريات غير المدفوعة: المتجر، والموظف، والمبلغ، ومن الصندوق أو بتأجيل الدفع، وموعد الدفع.
• الفواتير المجمّعة — فواتير دفع المشتريات من الصندوق: إصدارها ودفعها والحصول على الفاتورة وإرسالها بالبريد وإلغاؤها — مزيد من التفاصيل أدناه؛ ولفواتير النظام السابق زرّا «الفاتورة» و«السجل».
• اليومية — عمليات الصندوق: التعبئة، والمشتريات، والمدفوعات، والمقاصات، والمبالغ المستردة.
• الموظفون والحدود — من يدفع من الصندوق وكم يمكنه أن ينفق. وهنا أيضًا يضيف المالك والمحاسب الموظفين ويحظرانهم ويلغيان حظرهم ويغيّران حدودهم — مزيد من التفاصيل أدناه.
• التعبئات — فواتير تعبئة الصندوق ودفعها وزر «تعبئة الصندوق» — مزيد من التفاصيل أدناه.

المشتريات «بانتظار الشحن»

إذا كان المتجر يقبل دفع الطلب على مرحلتين، يُدفع مبلغ الطلب كاملًا من الصندوق فورًا: فهو داخل «غير مدفوع» ومحتسب في نفقات الموظف وحدّه. سيخصم المتجر بقدر ما يشحن: إذا شحن أقل يعود الفرق إلى الصندوق وإلى حد الموظف، وإذا لم يشحن خلال 5 أيام يُخصم المبلغ كاملًا، وإذا أُلغي الطلب يُلغى دفع الشراء بالكامل.

ما دام المتجر لم يخصم الشراء، يظهر في علامة التبويب «المشتريات» في عمود «الدفع» «بانتظار الشحن» و«إلى الفاتورة المجمّعة — بعد الخصم». وتظهر عندئذ فوق القائمة ملاحظة تشرح ذلك، ويُبقي زر التصفية «بانتظار الشحن» في القائمة هذه المشتريات فقط. وتحت مبلغ «غير مدفوع» في علامتي التبويب «المشتريات» و«نظرة عامة» يظهر سطر «منها بانتظار الشحن: N ₽». بعد الخصم يبقى الشراء في «غير مدفوع» بالمبلغ المخصوم ويدخل في الفاتورة المجمّعة التالية.

الفواتير المجمّعة والتعبئة

الفاتورة المجمّعة فاتورة واحدة لدفع المشتريات المختارة من الصندوق. يجب دفعها كاملة، بدفعة واحدة، خلال 5 أيام عمل. يعيد الدفع بناء صندوق الضمان: يصبح مبلغ المشتريات المدفوعة متاحًا من جديد لمشتريات الموظفين.

كيف تصدر فاتورة مجمّعة

1. في علامة التبويب «المشتريات» أو «الفواتير المجمّعة» اضغط «إصدار فاتورة مجمّعة».
2. في النافذة تكون كل المشتريات القابلة للدفع محددة مسبقًا. لا يمكن اختيار المشتريات «بانتظار الشحن» — فهي تدخل في فاتورة مجمّعة بعد الخصم — ولا المشتريات الموجودة في فاتورة مجمّعة صادرة: يُكتب عندها «موجودة بالفعل في الفاتورة المجمّعة رقم N».
3. ألغِ تحديد المشتريات التي ستدفعها لاحقًا. إذا كان للصندوق تأجيل دفع، فالفاتورة المجمّعة تدفع المشتريات بالترتيب، الأقدم أولًا: تحديد شراء يحدّد كل ما قبله، وإلغاء تحديده يلغي تحديد كل ما بعده. وبذلك تُدفع أولًا المشتريات التي تنتظر الدفع منذ أطول مدة. ومن دون تأجيل الدفع تُختار المشتريات واحدًا واحدًا.
4. تدخل رسوم المشتريات المختارة تلقائيًا — ويظهر أسفل النافذة المبلغ المستحق، مثل «المشتريات المختارة: 3 · المشتريات 48,300 ₽ · الرسوم 1,250 ₽ — المستحق 49,550 ₽».
5. في حقل «إرسال الفاتورة بالبريد — اختياري» يوجد بريدك مسبقًا. يمكنك إدخال أي عنوان آخر، مثل بريد المحاسب، أو حذفه — وعندئذ لن تُرسل رسالة. تتضمن الرسالة الفاتورة والموعد وقائمة المشتريات.
6. اضغط «إصدار فاتورة مجمّعة». تظهر في النافذة نفسها رقم الفاتورة المجمّعة والمبلغ وموعد الدفع، مع زرّي «الدفع» و«الفاتورة».

إذا لم تصدر فاتورة الدفع، تذكر النافذة «لم يتم الحصول على فاتورة الدفع بعد» والسبب — احصل عليها في «الفواتير المجمّعة» بزر «الحصول على الفاتورة».

ماذا يمكنك أن تفعل بالفاتورة المجمّعة

في صف فاتورة مجمّعة بانتظار الدفع:

• «الدفع» — صفحة دفع الفاتورة.
• «الفاتورة» — الفاتورة بصيغة PDF. إذا لم يتوفر PDF بعد، فاختر في صفحة الدفع الدفع «بالفاتورة» — وبعدها تظهر الفاتورة.
• «الحصول على الفاتورة» — إذا لم تصدر فاتورة الدفع بعد. «فاتورة جديدة» — إذا انقضى موعد الدفع: تُستبدل الفاتورة السابقة بأخرى جديدة.
• «إلى البريد» — إرسال الفاتورة والموعد وقائمة المشتريات إلى أي عنوان.
• «إلغاء» — تُلغى فاتورة الدفع أيضًا، وتعود المشتريات غير مدفوعة؛ ويمكن إدراجها في فاتورة مجمّعة جديدة. ويمكن إلغاء الفاتورة المجمّعة التي أصدرتها Invoicebox أيضًا، أما المدفوعة فلا.

يُذكر في الصف من أصدر الفاتورة المجمّعة: «صدرت في الحساب» أو «أصدرتها Invoicebox»، وفي الملغاة — سبب الإلغاء. تُدفع الفواتير المجمّعة للنظام السابق وتُلغى في حساب Invoicebox.Business السابق — ولها هنا زرّا «الفاتورة» و«السجل» فقط.

كيف تعبّئ الصندوق

في علامة التبويب «التعبئات» اضغط «تعبئة الصندوق»، وأدخل المبلغ — من 1,000 ₽ — وبريدًا للفاتورة إن شئت، ثم «إصدار الفاتورة». تزيد التعبئة الأموال الذاتية للمؤسسة التي يدفع منها الموظفون ثمن مشترياتهم. يمكن تعبئة الصندوق حتى عند وجود مشتريات غير مدفوعة، لكن الذي يدفعها ليس التعبئة بل الفاتورة المجمّعة. إذا كانت هناك فاتورة تعبئة بمبلغ آخر بانتظار الدفع، فالفاتورة الجديدة تحل محلها — وتُلغى السابقة.

إذا كان الحساب السابق يدير الصندوق

ما دام النظام السابق يدير صندوق الضمان، تُصدر الفواتير المجمّعة والتعبئات في حساب Invoicebox.Business السابق. وتظهر عندئذ في علامات التبويب «المشتريات» و«الفواتير المجمّعة» و«التعبئات» العبارة: «ما زالت الفواتير المجمّعة والتعبئات لهذا الصندوق تُصدر في الحساب القديم «Invoicebox.Business»، في قسم «دفع المشتريات من صندوق الضمان»: هناك تُختار المشتريات للفاتورة المجمّعة وتُستلم فاتورة الدفع أو التعبئة. سيصبح ذلك متاحًا هنا عندما يُنقل الصندوق إلى الحساب الجديد.» يقود زر «فتح الحساب القديم» مباشرة إلى ذلك القسم، أما «إصدار فاتورة مجمّعة» و«تعبئة الصندوق» فغير نشطين هنا. لا تظهر هنا فواتير التعبئة من الحساب السابق — وتظهر التعبئات الواردة في «اليومية».

عندما يُنقل الصندوق، يظهر في رأس القسم «في النظام الجديد منذ» مع تاريخ: ومن ذلك اليوم تُصدر الفواتير المجمّعة والتعبئات هنا. أما الفواتير المجمّعة الصادرة قبل النقل فتُدفع في الحساب السابق كما كانت.

إذا لم تصدر الفاتورة المجمّعة أو التعبئة

الموظفون والحدود

في أعلى علامة التبويب: كم موظفًا يمكنه الدفع من الصندوق، وكم أُنفق هذا الشهر، وكم موظفًا اقترب من حده، أي أنفق 75% أو أكثر من حده اليومي أو الشهري. تعرض القائمة كل موظف ومنصبه، وكم أنفق «اليوم» و«هذا الشهر» ومن أي حد، و«أين يمكن الدفع». إذا كان الموظف لا يستطيع الدفع، يظهر السبب بجانب اسمه: «محظور» أو «انتهت صلاحية الوصول» أو «بانتظار التفعيل».

يدير موظفي الصندوق مالك المؤسسة ومحاسبها. تسري التغييرات فورًا على المشتريات الجديدة. لا تُبلغ Invoicebox الموظف بها — أبلغه بنفسك.

من يمكن إضافته

لا يستطيع الدفع من الصندوق إلا موظف في المؤسسة: شخص لديه في «المؤسسة» ← «الموظفون وصلاحيات الوصول» دور المالك أو المدير أو المحاسب في المؤسسة أو دور «موظف مخوّل بالدفع». ولا يكفي لذلك الوصول إلى متاجر المؤسسة وحدها. ادعُ الموظف الجديد أولًا في «الموظفون وصلاحيات الوصول» — مزيد من التفاصيل في مقالة وصول الموظفين. إذا كان سيدفع من الصندوق فقط، فاختر دور «موظف مخوّل بالدفع». يمكنك إضافة الموظف المدعو إلى الصندوق فورًا، من دون انتظار دخوله إلى الحساب.

يدعو الموظفين المالك: فهو وحده يرى قسم «الموظفون وصلاحيات الوصول».

كيف تضيف موظفًا

1. في علامة التبويب «الموظفون والحدود» اضغط «إضافة موظف».
2. في كتلة «من سيدفع» حدّد الموظف. يختاره المالك من قائمة «موظف المؤسسة» — وفيها موظفو المؤسسة الذين ليسوا في الصندوق بعد — أو ينتقل إلى «عبر الهاتف». أما المحاسب فيُدخل «هاتف الموظف».
3. املأ «الاسم الكامل» — هكذا سيظهر الموظف في القائمة وفي السجل. إذا اخترت الموظف من القائمة، يُملأ الاسم تلقائيًا. «المنصب» اختياري.
4. في كتلة «كم يمكن الإنفاق» اضبط الحدين «في اليوم» و«في الشهر». مفتاح «تقييد» مفعَّل مسبقًا للحدين، والمبالغ فارغة: أدخل مبلغًا أو اضغط أحد المبالغ الجاهزة، مثل 10,000 ₽ في اليوم و100,000 ₽ في الشهر. إذا لم تكن بحاجة إلى حد، فأوقف «تقييد». لا يمكن أن يكون الحد اليومي أكبر من الحد الشهري.
5. في كتلة «أين يمكن الدفع» اختر «في جميع الفئات» — في أي متجر من متاجر الدفع اللاحق، بما في ذلك الفئات التي ستظهر لاحقًا — أو «في المحددة فقط» وحدّد الفئات. القوالب «رحلات العمل» و«المكتب» و«النقل» تحدّد مجموعة بضغطة واحدة.
6. إن شئت، اترك «تعليقًا للسجل».
7. راجع العبارة أسفل النافذة، مثل «سيتمكن من الدفع في جميع الفئات — حتى 10,000 ₽ في اليوم، وحتى 100,000 ₽ في الشهر.»، ثم اضغط «إضافة».

يظهر الموظف في القائمة فورًا ويمكنه الدفع من الصندوق. وفوق القائمة تظهر رسالة «تمت إضافة الموظف» مع اسمه.

تمنح Invoicebox دور «موظف مخوّل بالدفع» تلقائيًا — لا حاجة إلى منحه في «الموظفون وصلاحيات الوصول». بهذا الدور يرى الموظف حدوده ومشترياته في «مشترياتي» ← «حدودي». إذا ذكرت الرسالة أن الدور لم يُمنح بعد، فهذا يعني أن Invoicebox ID لم يستجب: سيُمنح الدور تلقائيًا عند التغيير التالي في موظفي الصندوق، ويمكن للموظف الدفع منذ الآن. لا يُمنح هذا الدور للمالك والمحاسب: فقسم «حدودي» مفتوح لهما في كل الأحوال.

كيف تغيّر الحدود

اضغط «ضبط» في صف الموظف. في النافذة الكتلتان نفسهما «كم يمكن الإنفاق» و«أين يمكن الدفع»، وفي الأسفل ما الذي سيتغيّر، مثل «الشهر: 100,000 ₽ ← 150,000 ₽». بعد «حفظ» تسري الحدود الجديدة فورًا، ولا يُصفَّر ما أُنفق اليوم وهذا الشهر. لن يمر الشراء الذي يجعل نفقات اليوم أو الشهر تتجاوز الحد. يُحتسب اليوم والشهر بتوقيت موسكو.

كيف تحظر موظفًا وتلغي حظره

اضغط «حظر» في صف الموظف وأكّد في نافذة «حظر الموظف؟» — ويمكنك فيها ترك تعليق للسجل. بعد الحظر:

• لن تمر مشتريات الموظف الجديدة من الصندوق؛
• تبقى المشتريات المنجزة والحدود والفئات محفوظة؛
• تسحب Invoicebox دور «موظف مخوّل بالدفع» تلقائيًا، وتبقى أدوار الموظف الأخرى في المؤسسة؛
• يظهر الموظف في القائمة بحالة «محظور» ومعه زر «إلغاء الحظر».

يعيد «إلغاء الحظر» إلى الموظف الدفع من الصندوق بالحدود نفسها — وتعرضها نافذة التأكيد في عبارة واحدة. ويُمنح دور «موظف مخوّل بالدفع» من جديد.

لا يمكن إلغاء الحظر إلا عن موظف في المؤسسة. إذا لم تكن للموظف أدوار أخرى في المؤسسة، فإنه يفقد الوصول إليها بعد الحظر؛ وعندئذ، قبل إلغاء الحظر، يدعوه المالك من جديد في «الموظفون وصلاحيات الوصول».

لا يمكن حذف موظف من الصندوق، بل حظره فقط.

سجل التغييرات

يفتح المفتاح «الموظفون / سجل التغييرات» أعلى علامة التبويب «سجل تغييرات الموظفين»: من أضاف موظفًا أو حظره أو ألغى حظره أو غيّر حدوده، ومتى. أحدث السجلات في الأعلى.

إذا كان الحساب السابق يدير الصندوق

ما دام النظام السابق يدير صندوق ضمان المؤسسة، يُضاف الموظفون ويُحظرون وتُغيَّر الحدود في حساب Invoicebox.Business السابق، في «الإعدادات» ← «الأقسام الفرعية». وتظهر في علامة التبويب عندئذ العبارة: «ما زال موظفو هذا الصندوق وحدوده يُدارون في الحساب القديم «Invoicebox.Business»: هناك يُضاف الموظفون ويُحظرون وتُغيَّر الحدود. سيصبح ذلك متاحًا هنا عندما يُنقل الصندوق إلى الحساب الجديد.» وبجانبها زر «فتح الحساب القديم».

تظهر هنا قائمة الموظفين وحدودهم ونفقاتهم، لكن زر «إضافة موظف» غير نشط، ولا توجد أزرار «ضبط» و«حظر» و«إلغاء الحظر». ويكون سجل التغييرات فارغًا: التغييرات التي تُجرى في الحساب السابق لا تظهر فيه. وتمنح Invoicebox دور «موظف مخوّل بالدفع» تلقائيًا للموظفين الذين يسمح لهم الحساب السابق بالدفع من الصندوق.

وفي الصندوق المغلق تظهر العبارة: «الصندوق مغلق — لم يعد ممكنًا إضافة الموظفين أو إلغاء حظرهم ولا تغيير الحدود.»

إذا لم ينجح الأمر

إذا تعذّرت إضافة موظف أو حظره أو إلغاء حظره، تذكر النافذة السبب:

يظهر للمالك تحت الرسالة رابط يفتح «الموظفون وصلاحيات الوصول».

لم ينجح ذلك؟ اكتب إلى c-support@invoicebox.ru أو اتصل على +7 (812) 448-08-01 (من 9:00 إلى 21:00 بتوقيت موسكو).